AusgangslageRechnungen kommen an, und dann tippt jemand
Anwendungsfall, so gehen wir vor. Diese Seite beschreibt, wie wir ein solches Projekt für ein mittelständisches Unternehmen anlegen und umsetzen. Wir nennen keinen Kundennamen und keine Kennzahlen; sobald ein Projekt zur Veröffentlichung freigegeben ist, wird daraus eine Case Study mit echten Werten.
Eingangsrechnungen erreichen ein Unternehmen auf drei Wegen: als PDF per E-Mail, als E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format und manche noch auf Papier. Jemand aus der Verwaltung speichert sie ab, trägt Lieferant, Betrag und Fälligkeit in eine Liste ein, leitet sie zur Freigabe an die Fachabteilung weiter und sammelt sie am Monatsende für den Steuerberater. Am Monatsende fehlt immer eine.
Seit 2025 müssen Unternehmen im Geschäftsverkehr untereinander E-Rechnungen empfangen können. Viele haben dafür ein Postfach eingerichtet und ansonsten nichts geändert: Die strukturierten Daten in der E-Rechnung werden weiter abgetippt.
Die Aufgabe
Den Rechnungseingang vom Postfach bis zur Übergabe an DATEV automatisieren, ohne dass die Buchhaltung die Kontrolle abgibt. Keine Buchung ohne Freigabe, jede Rechnung nachvollziehbar, und die Daten bleiben auf einem Server, den das Unternehmen selbst kontrolliert.
LösungWas wir mit n8n bauen
Postfach-Anbindung
n8n läuft selbst gehostet auf einem Server im Haus oder in unserem Rechenzentrum und holt Anhänge aus dem Rechnungspostfach. Papierrechnungen kommen über den Scanner in denselben Ordner.
Auslesen der Daten
E-Rechnungen enthalten die Daten bereits strukturiert, sie werden direkt gelesen. Bei PDFs ohne Struktur liest ein lokales Sprachmodell Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge und Fälligkeit aus, ohne dass die Rechnung an einen Cloud-Dienst geht.
Prüfung und Freigabe
Abgleich mit Lieferantenstamm und, wo vorhanden, mit Bestellungen. Die zuständige Person bekommt eine Freigabeanfrage per E-Mail oder Chat; ab einer Betragsgrenze gilt das Vier-Augen-Prinzip.
Übergabe an DATEV
Freigegebene Belege gehen mit Buchungsvorschlag an DATEV, zum Beispiel per Belegübertragung nach DATEV Unternehmen online. Der Steuerberater bucht, was er bekommt, und muss nichts mehr nachfordern.
Ablage und Protokoll
Jede Rechnung landet mit Metadaten in der Ablage, etwa in Nextcloud oder im DMS. Ein Protokoll hält fest, wer wann was freigegeben hat.
Ausnahmen bleiben sichtbar
Was der Workflow nicht sicher zuordnen kann, landet in einer Liste für Menschen, nicht in einem stillen Fehlerprotokoll.
ErgebnisWas es bringt
Rechnungen werden am Tag des Eingangs erfasst und zur Freigabe verteilt statt am Monatsende gesammelt. Skonto-Fristen sind sichtbar, bevor sie verstreichen. Der Steuerberater bekommt vollständige Belege mit Vorschlägen statt eines Ordners mit Fragen. Und die Person, die vorher abgetippt hat, kümmert sich um die Ausnahmen, nicht um die Masse.
Wie viel Zeit das konkret spart, hängt von Rechnungsmenge und Ausgangslage ab. Wir messen es im Projekt, versprechen es aber nicht vorher.
AblaufSo gehen wir bei dir vor
- 1 Termin
Prozess aufnehmen
Wir gehen den heutigen Weg einer Rechnung mit der Buchhaltung durch: Eingangskanäle, Freigaberegeln, Betragsgrenzen, Übergabe an die Steuerkanzlei, Sonderfälle.
- 1 bis 2 Wochen
Workflow bauen
n8n aufsetzen, Postfach anbinden, Auslesen und Freigabe umsetzen. Mit echten Rechnungen aus dem letzten Quartal als Testmaterial.
- 2 bis 4 Wochen
Parallelbetrieb
Der Workflow läuft neben dem bisherigen Verfahren. Die Buchhaltung vergleicht, wir justieren Regeln und Ausnahmen.
- laufend
Betrieb
Server, Updates und Monitoring übernehmen wir. Neue Lieferanten oder Regeln pflegt ihr selbst oder wir, je nach Wunsch.
FAQFragen zu diesem Projekt
Wie lange dauert die Automatisierung des Rechnungseingangs?
Nach einem Termin zur Prozessaufnahme bauen wir den Workflow in ein bis zwei Wochen, danach läuft er zwei bis vier Wochen parallel zum bisherigen Verfahren. Umgestellt wird erst, wenn die Buchhaltung mit den Ergebnissen zufrieden ist.
Funktioniert das auch ohne DATEV?
Ja. DATEV ist in diesem Anwendungsfall das Ziel, weil viele Steuerkanzleien damit arbeiten. n8n kann Belege und Buchungsvorschläge auch an andere Buchhaltungsprogramme übergeben, sofern sie eine Schnittstelle oder einen Import anbieten.
Wer pflegt den Workflow, wenn sich etwas ändert?
Server, Updates und Monitoring übernehmen wir. Neue Lieferanten, Betragsgrenzen oder Freigaberegeln pflegt ihr selbst oder wir, je nach Wunsch. Rechnungen, die der Workflow nicht sicher zuordnen kann, landen sichtbar in einer Liste für Menschen.
