AusgangslageEin Ticketverkäufer, viele Veranstalter, ein Altsystem
Case Study, anonymisiert. Der Kunde verkauft seit über 30 Jahren ermäßigte Tickets für Theater, Kabarett, Musical und Konzerte einer Großstadt, online und an einem Verkaufspavillon. Den Namen nennen wir hier noch nicht, der neue Shop geht in den nächsten Wochen live.
Das bisherige System war gewachsen, teuer im Betrieb und ließ sich kaum anpassen. Jede Preisänderung, jeder neue Veranstalter und jede Abrechnung bedeutete Handarbeit. Gewünscht war ein eigener Ticketshop, der alles abbildet, was ein Ticketverkäufer mit vielen Partnern braucht: Programm, Preise, Kasse vor Ort, Einlasskontrolle, Veranstalterportal und eine Buchhaltung, die zum deutschen Steuerrecht passt.
Die Leitplanken
- WordPress und WooCommerce als Basis, aber keine Abo- oder Bezahl-Plugins: eigenes Plugin, eigenes Theme, alles im Backend pflegbar.
- Deutsche Rechtslage von Anfang an mitgedacht: Preisangabenverordnung, GoBD, DSGVO und das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz.
- Termine sind keine Shop-Produkte. WooCommerce übernimmt nur Warenkorb, Kasse und Zahlung, die Fachlogik liegt im eigenen Plugin.
LösungWas wir gebaut haben
Programm und Preise
Datenmodell Veranstalter, Spielort, Produktion, Termin mit Preisgruppen. Je Preisgruppe Vollpreis, Hauspreis und Last-Minute-Preis mit Kontingent, dazu Vorlagen für Ermäßigungen, Platzgruppen und Gruppen. Gebührenmodelle mit Simulator, angezeigt wird immer der Endpreis.
Serientermine und Import
Serien anlegen, CSV-Import mit Vorschau, Absage und Verlegung mit automatischer Kundenbenachrichtigung. Das Programm pflegt das Team selbst, ohne uns.
Ticket, Kasse, Einlass
Ticket-PDF mit QR-Code und Wallet-tauglichem Code. Eine Kassenoberfläche für den Verkaufspavillon, eine Einlass-App mit Zugängen je Veranstalter, dazu Displays, Aushänge und Kalender-Feeds.
Publikum
Suche in der Kopfzeile, Menü „Heute, Morgen, Wochenende“, Filter nach Genre, Bezirk und Sprache. Merkliste, tägliche Heute-Mail, Warteliste, Gutscheine, moderierte Bewertungen, Trailer und Karte mit Zwei-Klick-Lösung.
Veranstalterportal
Jeder Veranstalter meldet sich selbst an, sieht Verkäufe und Gästelisten, meldet neue Termine und bekommt seine Abrechnungen. Verkaufsmodelle, Gutschriftsverfahren und Auszahlung über Stripe Connect.
Buchhaltung und Auswertung
Belege, Tagesabschlüsse, Abrechnungen je Veranstalter, DATEV-Export und Steuerprofile, auch für umsatzsteuerbefreite Kulturleistungen. Statistik mit Matomo, Systemstatus und Selbsttests.
Dazu kommen Funktionen, die sonst Zusatz-Plugins übernehmen: SMTP-Versand, Wartungsmodus mit Vorschau-Link, Seiten-Cache, Bildoptimierung, Updates mit Sicherheitsnetz, Backups mit Umzugsarchiv, Schutz vor Passwort-Raten, Zwei-Faktor-Anmeldung und eine Rechtematrix mit 15 Bereichsrechten. SEO, KI-Sichtbarkeit und Barrierefreiheitsprüfung liefert unsere eingebettete AKT Web Suite.
ZahlenUmfang des Projekts
- Ein eigenes Plugin mit 127 PHP-Klassen in 21 Fachbereichen und ein eigenes Block-Theme mit neun Blöcken.
- Rund 26.000 Zeilen eigener Code, 44 automatische Tests.
- Vier kostenlose Fremd-Plugins: WooCommerce, Stripe, Germanized, Matomo. Keine laufenden Lizenzkosten für Ticketfunktionen.
- Entwicklung in Jena, Staging auf einem Testsystem für den Kunden, Übergabe mit Betriebshandbuch, Go-Live-Checkliste und Rechtscheck.
ErgebnisWas sich ändert
Der Kunde behält Kundendaten, Design und Konditionen in der eigenen Hand. Veranstalter melden Termine selbst, Abrechnungen entstehen auf Knopfdruck, der Steuerberater bekommt einen DATEV-Export statt einer Kiste Belege. Statt einer Portalprovision pro Ticket fallen nur die Gebühren des Zahlungsanbieters an.
Noch offen vor dem Start: Live-Schlüssel des Zahlungsanbieters, finale AGB durch eine Kanzlei und das Bildmaterial des Kunden. Mehrsprachigkeit ist vorbereitet, aber nicht Teil der ersten Stufe.
AblaufSo sind wir vorgegangen
- 2 Wochen
Analyse und Fachkonzept
Verkaufsmodelle, Gebühren, Steuern und Kasse auf Papier, inklusive Wettbewerbsvergleich mit Ticketportalen.
- 6 Wochen
Kern und Programmpflege
Datenmodell, Preisgruppen, Import, Ticket-PDF, Kasse und Einlass. Der Kunde testet ab der zweiten Woche auf dem Staging-System.
- 4 Wochen
Portal, Buchhaltung, Publikum
Veranstalterportal, Abrechnungen, DATEV-Export, Suche, Merkliste, Bewertungen.
- laufend
Review, Härtung, Go-Live
Kundenreview, Rechtscheck, Sicherheitsmaßnahmen, Umzug auf das Zielsystem und Betrieb.
FAQFragen zu diesem Projekt
Warum keine fertige Ticketing-Software?
Weil der Kunde als Wiederverkäufer mit vielen Veranstaltern, eigenen Preisen und einer Kasse vor Ort ein Modell hat, das fertige Systeme nur mit Provision oder Verbiegen abbilden. Mit eigenem Code ist jede Regel änderbar und gehört ihm.
Eignet sich das auch für kleinere Veranstalter?
Die Bausteine lassen sich einzeln einsetzen. Ein Verein oder ein Festival braucht meist keinen Pavillon und kein Veranstalterportal, dafür Saalplan oder Mitgliederpreise. Siehe die Referenz zum Festival-Ticketshop.
Warum nennt ihr den Kunden nicht?
Der neue Shop ist noch nicht öffentlich. Sobald er live ist, ergänzen wir Namen und Link.
