Backup & Notfallplan
Kurz gesagt
Wir planen und betreiben die Datensicherung für Unternehmen: Server, Arbeitsplätze, Nextcloud, Microsoft 365 und Websites, mit einer Kopie außerhalb des Standorts, die ein Angreifer nicht verändern kann, und mit regelmäßigen Wiederherstellungstests. Dazu schreiben wir mit dir einen Notfallplan, der festlegt, was in welcher Reihenfolge wieder läuft und wer wen informiert.
Zum AnfassenWo dein Backup liegen sollte
Eine Platte am Server ist keine Sicherung. Der Plan zeigt den Weg der Kopie außer Haus. Schalte auf „Mit uns“.
Klick auf ein Element für die Erklärung. Pfeiltasten wechseln, der Schalter oben vergleicht die beiden Zustände.
- Internet. Die Verbindung nach draußen. Alles, was von außen erreichbar ist, ist für jeden erreichbar: auch für Leute, die nicht zu euch gehören. Eine Leitung, bei Bedarf zwei. Dahinter nur das, was die Firewall ausdrücklich erlaubt. Alles andere bleibt unsichtbar.
- Homeoffice. Zugriff auf den Server über einen weitergeleiteten Port, mit dem Passwort eines Kollegen, vom privaten Notebook ohne Updates. Verwaltete Geräte, VPN mit Mehrfaktor-Anmeldung. Ein gestohlenes Passwort allein öffnet nichts. Ein verlorenes Notebook wird aus der Ferne gesperrt.
- Firewall. Der Router vom Internetanbieter macht die Firewall mit. Irgendwann hat jemand einen Port für die Fernwartung geöffnet. Regeln hat niemand aufgeschrieben. Eine eigene Firewall mit pfSense oder OPNsense, als Paar. Dokumentierte Regeln, VPN statt offener Ports, Updates im Wartungsfenster.
- Switch mit Segmenten. Alle Geräte hängen im selben Netz: Büro, Gäste, Drucker, Server, Produktion. Was ein Gerät erreicht, erreicht jedes andere auch. Switches von Ubiquiti teilen das Netz in Segmente: Büro, Serverraum, Produktion, Gäste. Ein Gast kommt ins Internet, aber nicht an den Server.
- Arbeitsplätze. Jeder ist Administrator auf seinem Rechner, Updates werden weggeklickt. Ein Klick auf den falschen Anhang reicht. Zentral verwaltete Rechner, Updates im Hintergrund, kein Administratorrecht im Alltag, Passwort-Manager und Mehrfaktor-Anmeldung.
- WLAN. Ein Passwort für alle, auch für Besucher. Wer es kennt, ist im Firmennetz. Access Points von Ubiquiti, persönliche Anmeldung, eigenes Gästenetz, das nur ins Internet führt.
- Drucker & Geräte. Drucker, Kamera, Zeiterfassung und Kaffeemaschine im selben Netz wie der Server, mit Werkspasswort. Geräte in einem eigenen Segment. Sie erreichen, was sie brauchen, und sonst nichts. Werkspasswörter getauscht, Firmware aktuell.
- Server. Ein Server im Abstellraum für Dateien, Warenwirtschaft und Mail zugleich. Steht er, steht der Betrieb. Virtualisiert auf Proxmox: jede Anwendung in einer eigenen Maschine, überwacht, mit Wartungsfenster. Im Haus oder in unserem Rechenzentrum.
- Nextcloud. Dateien liegen auf dem Server, in Dropbox und in Mail-Anhängen. Welche Version gilt, weiß nur, wer sie zuletzt angefasst hat. Nextcloud auf eigenem Server: Dateien, Kalender, Freigaben mit Ablaufdatum, Office im Browser. Daten bleiben bei euch.
- Backup. Eine USB-Platte am Server, die seit Wochen „Sicherung fehlgeschlagen“ meldet. Verschlüsselt ein Angreifer den Server, ist sie gleich mit dran. Tägliche Sicherung mit Versionen, die sich nicht nachträglich ändern lassen, und eine verschlüsselte Kopie außer Haus. Wiederherstellung wird getestet.
- KI-Server. Mitarbeiter kopieren Kundendaten in einen öffentlichen Chatbot, weil es schnell geht. Was damit passiert, weiß niemand. Ein lokaler KI-Server im Serverraum: Sprachmodell und Wissensdatenbank über eure Dokumente, Zugriff nur für benannte Nutzer. Nichts verlässt das Haus.
- Produktion. Die Maschinensteuerung läuft auf einem alten Windows, das nicht aktualisiert werden darf, und hängt offen im Büronetz. Produktion in einem eigenen Segment, erreichbar nur über definierte Übergänge. Alte Systeme laufen weiter, aber isoliert. Monitoring meldet, bevor die Linie steht.
GrundsatzEin Backup ist erst dann eins, wenn es zurückgespielt wurde
Fast jedes Unternehmen hat eine Sicherung. Deutlich weniger wissen, ob sie vollständig ist, wie lange eine Wiederherstellung dauert und ob die Kopie einen Ransomware-Angriff übersteht. Diese drei Fragen beantworten wir, bevor wir über Software und Speicher reden. Danach bauen wir die Sicherung so, dass die Antworten gelten, und prüfen sie regelmäßig.
Wie du den Stand deiner eigenen Sicherung in einer halben Stunde einschätzt, steht im Ratgeber Backup-Strategie für kleine und mittlere Unternehmen.
LeistungsumfangWas wir sichern und betreiben
Server und virtuelle Maschinen
Tägliche Sicherung von Windows- und Linux-Servern, physisch oder auf Proxmox, mit Versionen über Wochen und Monate. Wiederherstellung einzelner Dateien oder ganzer Maschinen.
Arbeitsplätze und Notebooks
Wo Daten lokal liegen, sichern wir auch die Geräte, inklusive Notebooks im Homeoffice. Sinnvoller ist meist, die Daten in Nextcloud oder auf dem Server zu halten; das richten wir gleich mit ein.
Nextcloud, Datenbanken, Fachanwendungen
Konsistente Sicherung von Datenbanken und Anwendungen, abgestimmt auf die Software: Praxis- und Kanzleiprogramme, Warenwirtschaft, ERP, Mailserver.
Microsoft 365 und Google Workspace
Postfächer, OneDrive, SharePoint, Teams und Google Drive auf einen Speicher außerhalb des Anbieters. Die Anbieter sichern ihre Rechenzentren, nicht deine Daten gegen Löschen und Verschlüsselung.
Websites und Shops
Dateien und Datenbank von WordPress, WooCommerce und Shopware, vor jedem Update und täglich im Betrieb. Für Shops zusätzlich kurze Abstände, damit Bestellungen nicht verloren gehen.
Zweite Kopie außer Haus
Mindestens eine Kopie liegt außerhalb deines Standorts, verschlüsselt, auf unseren Servern in Deutschland oder an einem zweiten Standort deines Unternehmens. Mit Versionen, die sich nachträglich nicht ändern lassen.
RegelnWoran wir ein Backup-Konzept messen
Drei Kopien, zwei Medien, eine außer Haus
Die bekannte 3-2-1-Regel: Die Originaldaten plus zwei Sicherungen, auf unterschiedlichen Systemen, davon eine an einem anderen Ort. Eine Festplatte, die dauerhaft am Server hängt, ist keine davon: Ein Verschlüsselungstrojaner nimmt sie mit, ein Brand ebenfalls.
Unveränderliche Versionen
Die Kopie außer Haus speichern wir so, dass Versionen für einen festgelegten Zeitraum weder gelöscht noch überschrieben werden können, auch nicht mit Administratorrechten. Das ist der Teil, der bei einem Angriff den Unterschied macht.
Getestete Wiederherstellung
In festen Abständen spielen wir Daten zurück: eine Datei, eine Datenbank, eine ganze virtuelle Maschine. Das Ergebnis wird protokolliert, mit Dauer und Besonderheiten. So kennst du die Zeit bis zur Wiederherstellung aus Erfahrung und nicht aus einem Prospekt.
Überwachung jeden Tag
Jede Sicherung meldet, ob sie gelaufen ist, wie groß sie war und ob etwas fehlt. Diese Meldungen laufen in unserem Monitoring auf. Eine Sicherung, die seit drei Wochen still fehlschlägt, fällt bei uns am ersten Tag auf.
NotfallplanWas im Notfallplan steht
Ein Backup beantwortet die Frage, ob Daten zurückkommen. Der Notfallplan beantwortet, wie der Betrieb weiterläuft, während das passiert. Wir schreiben ihn gemeinsam mit dir, auf wenigen Seiten, ausgedruckt und an einem Ort, der auch ohne funktionierende IT erreichbar ist.
- Was zuerst wieder laufen muss. Die Reihenfolge der Systeme nach Bedeutung für das Geschäft: Telefon und E-Mail, Warenwirtschaft, Fileserver, Produktion. Mit der tolerierbaren Ausfallzeit und dem akzeptierten Datenverlust je System.
- Wer entscheidet und wer informiert. Ansprechpartner im Unternehmen und bei uns mit Mobilnummern, Vertretungen, der Weg zur Geschäftsführung, bei Bedarf Datenschutzbeauftragter, Versicherung und Behörden.
- Wie das Team erreichbar bleibt. Ein Kommunikationsweg, der nicht an der betroffenen IT hängt, zum Beispiel eine Messenger-Gruppe oder eine Telefonkette.
- Welche Zugänge und Dokumente gebraucht werden. Passwörter, Lizenzschlüssel, Verträge und die Netzwerkdokumentation, abgelegt im Passwort-Manager und als verschlüsselte Offline-Kopie.
- Was nach dem Vorfall passiert. Ursache feststellen, Lücke schließen, Plan anpassen. Für NIS2-Betroffene zusätzlich die Meldefristen und der Nachweis gegenüber Kunden.
Den Plan üben wir einmal im Jahr am Tisch durch: Ein Szenario, eine Stunde, alle Beteiligten. Danach weiß jeder, was er tut, bevor es darauf ankommt.
RansomwareWenn der Angriff schon passiert ist
Wenn Dateien verschlüsselt sind und auf dem Bildschirm eine Forderung steht, zählt die Reihenfolge: betroffene Systeme vom Netz trennen, nichts löschen, nichts neu starten, uns anrufen. Wir prüfen, welche Sicherung sauber ist, stellen die Systeme in einer isolierten Umgebung wieder her und bringen sie erst dann zurück ins Netz, wenn der Einstiegsweg geschlossen ist.
Auch Unternehmen, die wir vorher nicht betreut haben, unterstützen wir in dieser Lage, soweit unsere Kapazität es zulässt. Danach bauen wir das Backup so um, dass der nächste Angriff ein Ärgernis ist und kein Stillstand. Wie so ein Fall ablaufen kann, beschreibt der Anwendungsfall Ransomware bei einem Logistiker, sobald er veröffentlicht ist.
AblaufSo entsteht dein Backup-Konzept
- 1 Termin
Bestandsaufnahme
Welche Daten gibt es, wo liegen sie, wie lange darf welches System ausfallen, wie viel Datenverlust ist tragbar. Wir prüfen die vorhandene Sicherung und spielen testweise etwas zurück.
- 1 Woche
Konzept
Zielorte, Abstände, Aufbewahrung, Verschlüsselung, Überwachung, Zuständigkeiten. Auf zwei Seiten, verständlich für die Geschäftsführung, präzise für den Betrieb.
- 1 bis 2 Wochen
Einrichtung
Sicherungssoftware, Speicher im Haus und außer Haus, Anbindung von Cloud-Diensten, erste Vollsicherung, erster Wiederherstellungstest mit Protokoll.
- laufend
Betrieb und Tests
Tägliche Überwachung, regelmäßige Wiederherstellungstests, jährliche Übung des Notfallplans, Anpassung bei neuen Systemen.
FAQHäufige Fragen zu Backup und Notfallplan
Reicht die Sicherung auf ein NAS im Büro?
Als erste Kopie ja, als einzige nein. Ein NAS im selben Netz wird bei einem Ransomware-Angriff häufig mitverschlüsselt und steht bei Brand oder Diebstahl im selben Gebäude. Die zweite Kopie gehört an einen anderen Ort, mit Versionen, die sich nicht verändern lassen.
Wie oft wird gesichert?
Server und Nextcloud mindestens täglich, Datenbanken und Shops je nach Änderungsrate auch stündlich. Die Abstände legen wir pro System fest, abhängig davon, wie viel Datenverlust du im Ernstfall tragen kannst.
Wie lange dauert eine Wiederherstellung?
Das hängt von Datenmenge, Speicher und Anbindung ab; eine einzelne Datei dauert Minuten, ein kompletter Server Stunden. Wir messen die Zeiten bei den Tests und tragen sie in den Notfallplan ein, damit die Erwartung zur Realität passt.
Sind die Backups verschlüsselt?
Ja. Die Kopie außer Haus ist vor dem Transport verschlüsselt, den Schlüssel bewahren wir getrennt von den Daten auf und hinterlegen ihn bei dir. Ohne Schlüssel ist ein Backup wertlos, deshalb gehört seine Aufbewahrung in den Notfallplan.
Brauche ich das als kleines Unternehmen mit zehn Arbeitsplätzen?
Der Aufwand ist kleiner, das Konzept dasselbe. Für kleine Umgebungen reicht oft Nextcloud auf einem Server mit täglicher Sicherung auf unseren Speicher. Wichtig ist, dass jemand die Sicherung überwacht und ab und zu zurückspielt.
Hilft das bei NIS2?
Backup, Wiederanlauf und Krisenmanagement sind ausdrücklich Teil der Anforderungen. Konzept, Testprotokolle und Notfallplan sind Nachweise, die du bei einer Prüfung oder gegenüber Kunden vorlegen kannst. Mehr unter NIS2 technisch umsetzen.
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ReferenzenSo haben wir das schon umgesetzt.
AnwendungsfallIT für eine Arztpraxis oder ein MVZ
Arbeitsplätze, Netz, Backup und Patch-Fenster außerhalb der Sprechzeit. Die Praxis bleibt in der Sprechzeit erreichbar.
AnwendungsfallIT für eine Kanzlei oder Steuerberatung
beA, DATEV und Postfach im Zusammenspiel, Help Desk mit Reaktionsfenster vor Fristende. Ein ausgefallener Rechner ist ein Tausch, kein verlorener Tag.
Weißt du, ob dein Backup zurückspielbar ist?
Schick uns kurz, welche Systeme ihr habt und wie heute gesichert wird. Wir prüfen den Stand und schlagen dir innerhalb von 48 Stunden ein Konzept vor.