E-Rechnung automatisieren vom Posteingang bis DATEV
Kurz gesagt
Wir automatisieren den Rechnungseingang für kleine und mittlere Unternehmen in Jena, Thüringen und bundesweit: Rechnungen zentral erfassen, ZUGFeRD und XRechnung auslesen, gegen Bestellungen prüfen, freigeben lassen und an DATEV oder deine Buchhaltung übergeben. Gebaut mit n8n auf deinem Server oder in unserem Hosting, ohne dass Belege an einen Cloud-Dienst gehen.
Fachlich geprüft von Marcel, IT-Admin & Webentwickler · Stand Oktober 2026
Zum AnfassenE-Rechnung im Ausgang
Vom Auftrag bis zur zugestellten XRechnung: Klick auf einen Schritt.
- Auftrag abgeschlossen. Die Warenwirtschaft oder das Projektsystem meldet: Leistung erbracht, Rechnung fällig.
- Daten zusammenstellen. Kunde, Positionen, Beträge, Steuersätze, Leitweg-ID oder Bestellnummer aus den Stammdaten.
- XRechnung erzeugen. Erzeugung der strukturierten Datei nach dem Standard des Empfängers: XRechnung für Behörden, ZUGFeRD mit PDF für die meisten Unternehmen.
- Prüfen. Validierung gegen die Regeln des Standards, bevor etwas rausgeht. Fehler landen bei einem Menschen, nicht beim Kunden.
- Freigabe. Bei neuen Kunden oder ungewöhnlichen Beträgen schaut jemand drauf. Alles andere läuft durch.
- Zustellung. Per E-Mail, Peppol oder Portal des Empfängers, mit Zustellnachweis.
- Archiv und Buchhaltung. Rechnung und Nachweis liegen revisionssicher ab, die Buchung geht ins Finanzsystem.
Rechne nachWie viel Zeit Rechnungen kosten
Trag ein, wie viele Rechnungen ihr pro Woche anfasst und wie lange eine dauert.
Jedes Kästchen ist ein Arbeitstag im Jahr. Trag oben Werte ein oder wähle ein Beispiel.
So rechnen wir
Vorgänge pro Woche × Minuten je Vorgang × automatisierbarer Anteil = Minuten pro Woche. Ein Jahr rechnen wir mit 46 Arbeitswochen, ein Arbeitstag mit 8 Stunden, eine Vollzeitstelle mit 230 Arbeitstagen. Der Anteil ist deine Schätzung; bei Rechnungseingang und Dokumentenablage liegt er in Projekten meist über der Hälfte, bei Vorgängen mit Rücksprachen darunter. Das Ergebnis ist eine Größenordnung, kein Versprechen.
AusgangslageWas sich mit der E-Rechnungspflicht ändert
Seit 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen, mit Übergangsfristen bis 2027 und 2028. Was das konkret für dich heißt, klärst du mit deinem Steuerberater, wir kümmern uns um die Technik.
Kurz zusammengefasst: Empfangen können müssen E-Rechnungen alle Unternehmen bereits. Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen, die je nach Unternehmensgröße 2027 oder 2028 auslaufen. Eine E-Rechnung ist dabei nicht einfach ein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz, den Software lesen kann. Genau das macht sie interessant: Was bisher abgetippt wurde, lässt sich jetzt automatisch verarbeiten.
In der Praxis kommen Rechnungen in den nächsten Jahren in drei Formen an: als reines XML (XRechnung), als PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD) und, von Kleinunternehmern, aus dem Ausland oder von Nachzüglern, weiterhin als normales PDF oder Papier. Ein Rechnungseingang, der alle drei Wege sauber behandelt, ist der eigentliche Gewinn. Für die letzte Gruppe setzen wir ein Sprachmodell ein, das Beträge, Positionen und Lieferanten aus dem Dokument liest.
LeistungsumfangWas ein automatisierter Rechnungseingang bei uns umfasst
Zentraler Eingang
Ein Rechnungspostfach, ein Upload-Ordner in Nextcloud, ein Scanner für Papier. Alles landet an einer Stelle, nichts liegt mehr in persönlichen Mailfächern.
Formate erkennen und auslesen
XRechnung und ZUGFeRD werden direkt als Daten gelesen. PDF und Scans gehen durch Texterkennung und ein Sprachmodell, das die Felder ausfüllt, lokal, auf deinem Server.
Prüfung
Pflichtangaben vollständig? Lieferant bekannt? Betrag und Positionen stimmen mit der Bestellung überein? Dublette? Abweichungen werden markiert, nicht stillschweigend durchgewunken.
Freigabe
Die zuständige Person bekommt die Rechnung mit allen Prüfergebnissen und gibt frei, lehnt ab oder fragt nach, per Mail, in Nextcloud oder in einer kleinen Oberfläche.
Übergabe an DATEV oder Buchhaltung
Belegbild und Buchungsdaten gehen an DATEV, Lexware, sevdesk oder dein ERP, über deren Schnittstellen oder Importformate, abgestimmt mit deinem Steuerberater.
Ablage
Original und Verarbeitungsprotokoll werden unveränderbar abgelegt, so wie es die GoBD verlangen. Ob deine Ablage im Einzelnen den Anforderungen genügt, prüft dein Steuerberater, wir liefern die technische Grundlage.
FormateZUGFeRD oder XRechnung: was ist der Unterschied?
XRechnung
Ein reines XML-Dokument nach dem deutschen Standard für öffentliche Auftraggeber. Für Menschen ohne Software nicht lesbar, für Software ideal. Wer Rechnungen an Behörden stellt, kommt daran nicht vorbei.
ZUGFeRD
Ein PDF, das man normal öffnen und lesen kann, mit den gleichen strukturierten Daten als eingebettetem XML. In den aktuellen Profilen erfüllt es die Anforderungen an eine E-Rechnung und ist für den Austausch zwischen Unternehmen der pragmatischere Weg, weil der Empfänger auch ohne Software etwas sieht.
Und beim Ausgang?
Die meisten ERP-, Shop- und Rechnungsprogramme können inzwischen ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen. Wir prüfen mit dir, ob deine Software das kann und richtig eingestellt ist. Wo das nicht der Fall ist, etwa bei Rechnungen aus einem älteren System oder aus einem Onlineshop, bauen wir einen Workflow, der aus den Rechnungsdaten ein gültiges Format erzeugt und versendet.
AblaufIn vier Schritten zum automatisierten Rechnungseingang
- 1 Termin
Ist-Zustand aufnehmen
Wie kommen Rechnungen heute an, wer prüft, wer gibt frei, wie geht es zum Steuerberater? Welche Formate kommen vor? Wir zeichnen den Ablauf auf, mit allen Sonderfällen.
- 1 bis 2 Wochen
Testbetrieb
Mit Rechnungen aus dem letzten Monat läuft der Workflow auf unserer Umgebung. Du siehst, wie zuverlässig Felder erkannt und Prüfungen durchgeführt werden.
- 2 bis 4 Wochen
Anbindung und Freigabe
Postfach, Nextcloud, ERP und die Übergabe an DATEV oder deine Buchhaltung werden angebunden. Der Freigabeprozess wird mit den Beteiligten getestet.
- laufend
Betrieb
Neue Lieferanten, geänderte Formate, Software-Updates. Wir halten den Workflow am Laufen und sehen, wenn etwas hängt, bevor du es merkst.
Ehrlich gesagtWovon der Aufwand abhängt
Wir nennen dir einen verbindlichen Rahmen, sobald wir diese Punkte kennen.
- Rechnungsvolumen und FormateFünfzig Rechnungen im Monat, überwiegend ZUGFeRD, sind etwas anderes als tausend, davon die Hälfte gescannt.
- BestellabgleichEine Prüfung gegen Bestellungen setzt voraus, dass Bestellungen strukturiert vorliegen, im ERP, nicht in Mails.
- FreigabewegeEine Person, die alles freigibt, ist einfach. Kostenstellen mit unterschiedlichen Verantwortlichen und Betragsgrenzen brauchen Regeln.
- BuchhaltungssystemDATEV, Lexware und gängige ERP-Systeme haben bekannte Wege. Bei Exoten oder Eigenentwicklungen sehen wir uns die Schnittstelle vorher an.
FAQHäufige Fragen zur E-Rechnung
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Die Pflicht gilt seit 2025 mit Übergangsfristen, die je nach Umsatz des Unternehmens 2027 oder 2028 enden. Empfangen können muss man E-Rechnungen bereits. Welche Frist für dich gilt, sagt dir dein Steuerberater, wir geben keine Rechtsberatung, sorgen aber dafür, dass die Technik rechtzeitig steht.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF enthält keine strukturierten Daten und gilt nicht als E-Rechnung. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML und zählt, wenn das passende Profil verwendet wird. XRechnung ist reines XML.
Brauche ich dafür neue Buchhaltungssoftware?
Meist nicht. Die gängigen Programme können E-Rechnungen lesen und erzeugen. Der Workflow, den wir bauen, sitzt davor: Er sammelt, liest, prüft und übergibt. Deine Buchhaltung bleibt, wo sie ist.
Wie sicher werden Beträge aus gescannten Rechnungen erkannt?
Bei sauberen Scans sehr zuverlässig, bei schlechten weniger. Deshalb bekommt jede Rechnung, bei der das Modell unsicher ist, eine Markierung und geht in die manuelle Prüfung. Echte E-Rechnungen haben das Problem nicht, die Daten sind ja strukturiert.
Gehen meine Rechnungen dabei in eine Cloud?
Nicht, wenn du das nicht willst. Der Workflow läuft auf deinem Server oder in unserem Hosting in Jena, das Sprachmodell für Scans läuft lokal. Externe Dienste kommen nur ins Spiel, wenn deine Buchhaltung selbst in der Cloud läuft.
Wie kommt die Rechnung zu DATEV?
Je nach dem, was deine Kanzlei nutzt: über die DATEV-Schnittstellen oder über Importformate, die DATEV verarbeitet. Beleg und Buchungsvorschlag gehen zusammen. Die Abstimmung mit dem Steuerberater machen wir gemeinsam mit dir.
Was ist mit Rechnungen, die noch auf Papier kommen?
Sie werden gescannt, am Multifunktionsgerät oder per Handy, und landen im gleichen Eingang. Texterkennung und Sprachmodell lesen die Felder aus, der Rest läuft wie bei jeder anderen Rechnung.
Können wir mit dem Rechnungseingang anfangen und später mehr automatisieren?
Ja, das ist der übliche Weg. Der Rechnungseingang ist ein klar abgegrenzter Prozess mit sofort spürbarem Nutzen. Wenn er läuft, sind Bestellungen, Mahnwesen oder das Nachfassen von Angeboten die nächsten Kandidaten, auf derselben n8n-Installation.
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ReferenzenSo haben wir das schon umgesetzt.
Wie kommen Rechnungen heute bei dir an?
Beschreib uns kurz den Weg vom Posteingang bis zum Steuerberater. Wir sagen dir, was sich automatisieren lässt und was die Umstellung auf E-Rechnung technisch für dich bedeutet.