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Marketing-Automation & CRM

Kurz gesagt

Wir verbinden Website, Formulare, Shop, Newsletter und CRM zu einem Ablauf: Jede Anfrage landet mit Quelle beim richtigen Ansprechpartner, Interessenten bekommen passende Nachrichten, und der Vertrieb sieht im CRM, woher ein Auftrag kam. Mit einem Cloud-CRM oder einem selbst gehosteten System, verknüpft über n8n auf unserem Server.

Ablauf besprechen Welche Systeme wir einsetzen

Zum AnfassenVom Formular zum Verantwortlichen

Lead-Routing: Was mit einer Anfrage passiert, bevor sie jemand liest. Klick auf einen Schritt.

Rechne nachWie viel Zeit im Weiterleiten steckt

Anfragen sortieren, eintragen, nachfassen: Trag ein, wie oft das pro Woche passiert.

0Stunden pro Woche

0Arbeitstage pro Jahr

0 %einer Vollzeitstelle

Jedes Kästchen ist ein Arbeitstag im Jahr. Trag oben Werte ein oder wähle ein Beispiel.

So rechnen wir

Vorgänge pro Woche × Minuten je Vorgang × automatisierbarer Anteil = Minuten pro Woche. Ein Jahr rechnen wir mit 46 Arbeitswochen, ein Arbeitstag mit 8 Stunden, eine Vollzeitstelle mit 230 Arbeitstagen. Der Anteil ist deine Schätzung; bei Rechnungseingang und Dokumentenablage liegt er in Projekten meist über der Hälfte, bei Vorgängen mit Rücksprachen darunter. Das Ergebnis ist eine Größenordnung, kein Versprechen.

Das bei uns prüfen lassen

AusgangslageAnfragen kommen an. Und dann?

Die Website erzeugt Anfragen, die Kampagne liefert Kontakte, der Shop hat Kunden, der Newsletter Abonnenten. In vielen Unternehmen liegen diese Daten in vier Systemen, und ob aus einer Anfrage ein Auftrag wurde, weiß nur der Kollege, der sie bearbeitet hat. Marketing-Automation bringt die Daten zusammen und nimmt dem Team die Handarbeit ab, die niemand gern macht: weiterleiten, eintragen, nachfassen, auswerten.

Das ist eine Leistung beider Teams. Das Marketing-Team legt fest, was passieren soll; das IT-Team baut die Verbindungen und betreibt sie auf unserem Server, damit Kontaktdaten nicht über fremde Dienste laufen müssen.

LeistungsumfangWas wir einrichten

CRM-Auswahl und Einrichtung

Ein Cloud-CRM oder ein selbst gehostetes Open-Source-System auf unserem Server. Wir wählen nach Teamgröße, Vertriebsprozess und Datenschutzanforderung, richten Pipeline, Felder und Rechte ein und importieren Bestandskontakte.

Lead-Routing

Formulare, Chat, Telefonanfragen und Shop-Registrierungen landen automatisch im CRM, mit Kampagnenquelle, und werden nach Thema, Region oder Produkt dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen. Mit Benachrichtigung und Frist.

Nachfass-Strecken

Wer eine Checkliste lädt oder ein Angebot anfordert, bekommt in den folgenden Tagen passende Informationen, nicht dieselbe Werbemail wie alle. Mit Double-Opt-in, Abmeldung in jeder Mail und Stopp, sobald der Vertrieb übernimmt.

Aufbau mit einem Newsletter-Dienst oder selbst gehostet auf unserem Server, Vorlagen im Corporate Design, Segmente nach Interesse, Anmeldung über Website und Shop. Redaktionsplan auf Wunsch gemeinsam.

Shop und ERP anbinden

Bestellungen, Warenkorbabbrüche und Kundengruppen aus WooCommerce oder Shopware ins CRM; Kundendaten aus dem ERP zurück. Für Händler mit B2B-Kunden auch Preislisten und Bestellhistorie im Portal.

Berichte

Jeden Montag ein Bericht: Anfragen nach Quelle, offene Leads nach Mitarbeiter, Abschlüsse nach Kampagne. Aus Matomo, CRM und Shop, ohne dass jemand Zahlen abtippt.

SystemeWomit wir arbeiten

Wir sind an kein System gebunden und empfehlen nach Bedarf. Die Tabelle zeigt, wann wir was einsetzen.

	Cloud-CRM	Newsletter-Dienst	Selbst gehostet (Open Source + n8n)
Passt, wenn	Vertriebsteam mit Pipeline, viele Integrationen gewünscht, Lizenz pro Nutzer in Ordnung	Newsletter und einfaches Kontaktmanagement in einem, kleine und mittlere Teams	Daten sollen im Haus oder in Deutschland bleiben, keine Lizenz pro Nutzer, eigene Anpassungen
Datenhaltung	Rechenzentren des Anbieters, EU-Region wählbar	Rechenzentren des Anbieters in der EU	Dein Server oder unser Rechenzentrum in Deutschland
Kosten	Lizenz nach Funktionsumfang und Kontakten	Lizenz nach Versandvolumen und Kontakten	Betrieb und Betreuung, keine Lizenz pro Nutzer
Verbindung zu Website und Shop	Schnittstelle des Anbieters und n8n	Schnittstelle des Anbieters und n8n	n8n

Die Verbindungen zwischen den Systemen bauen wir mit n8n, selbst gehostet auf unserem Server. Das Werkzeug wird unter einer Fair-Code-Lizenz entwickelt, der Quellcode ist einsehbar, und deine Kontaktdaten laufen nicht über einen Automatisierungsdienst in den USA.

DatenschutzWas bei Kontaktdaten einzuhalten ist

Automation heißt, dass personenbezogene Daten zwischen Systemen fließen. Deshalb gehört zu jedem Projekt eine Übersicht, welche Daten wohin gehen und auf welcher Grundlage. Wir richten Double-Opt-in für Newsletter ein, trennen Werbe-Einwilligung von Vertragskommunikation, setzen Löschfristen für Kontakte ohne Reaktion und schließen die Verträge zur Auftragsverarbeitung mit den Anbietern. Die rechtliche Bewertung übernimmt dein Datenschutzbeauftragter; die technische Umsetzung dokumentieren wir so, dass er sie prüfen kann.

AblaufSo führen wir Marketing-Automation ein

1 Workshop
Prozess aufzeichnen
Wie kommt heute eine Anfrage herein, wer bearbeitet sie, was passiert danach. Wir zeichnen den Weg auf und markieren, wo Zeit verloren geht oder Kontakte liegen bleiben.
1 bis 2 Wochen
System und Datenfluss festlegen
CRM auswählen, Felder und Pipeline definieren, Datenschutz klären, Bestandsdaten bereinigen. Erst dann wird gebaut.
2 bis 4 Wochen
Verbindungen bauen
Formulare, Shop, Newsletter und CRM verknüpfen, Nachfass-Strecken anlegen, Berichte einrichten. Mit Testkontakten, bevor echte Daten fließen.
laufend
Betrieb und Anpassung
Wir überwachen die Abläufe, erweitern sie bei neuen Kampagnen und schulen das Team. Was nicht genutzt wird, bauen wir wieder ab.

FAQHäufige Fragen zu Marketing-Automation und CRM

Lohnt sich das für ein Unternehmen mit zehn Anfragen im Monat?

Wenn jede Anfrage zählt, ja, dann in kleiner Form: Formular ins CRM, Zuständigkeit, Erinnerung nach drei Tagen ohne Antwort. Aufwendige Nachfass-Strecken lohnen sich erst bei mehr Volumen. Wir bauen, was zum Umfang passt.

Wir haben schon ein CRM. Könnt ihr damit arbeiten?

Ja. Oft ist das System vorhanden, aber nur zur Hälfte eingerichtet. Wir prüfen Felder, Pipeline, Formulare und Verbindungen, räumen auf und ergänzen, was fehlt.

Was unterscheidet das von einem Newsletter-Tool?

Ein Newsletter geht an alle. Automation reagiert auf das, was ein Kontakt tut: Download, Anfrage, Bestellung, Inaktivität. Und sie verbindet Marketing mit Vertrieb, damit beide dieselben Daten sehen.

Müssen unsere Kontakte in eine US-Cloud?

Nein. Mit einem selbst gehosteten CRM, einem selbst gehosteten Newsletter-System und n8n auf unserem Server bleiben die Daten in Deutschland. Wer ein Cloud-CRM nutzen will, bekommt es mit EU-Region und Auftragsverarbeitungsvertrag.

Wer pflegt das später?

Dein Team arbeitet im CRM und im Newsletter-Werkzeug, dafür schulen wir es. Die Verbindungen im Hintergrund betreiben wir, mit Überwachung und Anpassung bei Änderungen an den Systemen.

Passt dazuVerwandte Leistungen

Wo bleiben eure Anfragen liegen?

Beschreib uns in drei Sätzen, wie eine Anfrage heute bei euch läuft. Wir zeigen dir, was sich automatisieren lässt und was nicht, innerhalb von 48 Stunden.

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