Microsoft 365 & Google Workspace: Einrichtung, Migration, Absicherung

Zum AnfassenRollen, Links, Datenstandort

Betrachter, Kommentator, Bearbeiter, Weiterteilen, Download-Sperre: Stell die Freigabe ein und sieh, was der Empfänger bekommt. Und was die EU-Datengrenze bedeutet.

Wo liegen die Daten?

Microsoft und Google speichern und verarbeiten Daten europäischer Kunden innerhalb ihrer EU-Datengrenze. Das ist ein Datenstandort, keine Datenkontrolle: Zugriffsverlangen nach US-Recht bleiben davon unberührt. Für die meisten Betriebe ist das vertretbar, für Berufsgeheimnisträger eine Abwägung, die wir gemeinsam treffen.

Rechte und Begriffe wie im Produkt, Stand Oktober 2026. Vereinfachte Demonstration mit Beispieldateien, nichts wird übertragen.

Das für uns einrichten lassen

LeistungsumfangWas wir mit Microsoft 365 und Google Workspace machen

Die meisten unserer Kunden arbeiten mit einem der beiden Systeme. Wir sorgen dafür, dass es eingerichtet ist, wie es ein Unternehmen braucht, und nicht so, wie es der Assistent beim ersten Klick vorschlägt.

Einrichtung des Mandanten

Domain, Benutzer, Gruppen, Lizenzen, Freigaberegeln, Geräteanmeldung. Wir legen die Struktur so an, dass sie mit dem Unternehmen wachsen kann, und dokumentieren sie.

Migration ohne Datenverlust

E-Mails, Kalender, Kontakte und Dateien aus Exchange, IMAP-Postfächern, Fileservern, Dropbox oder dem jeweils anderen System. Mit Testlauf, Stichtag und einer Übergangszeit, in der alte Adressen weiter funktionieren.

Absicherung

Mehrfaktor-Anmeldung für alle, getrennte Admin-Konten, Rechte nach Bedarf, Regeln gegen Weiterleitungen nach außen, Schutz vor Phishing und Schadsoftware in E-Mails. Für Microsoft 365 auch bedingter Zugriff und Geräteverwaltung mit Intune.

Backup der Cloud-Daten

Postfächer, OneDrive, SharePoint, Teams und Google Drive sichern wir täglich auf einen Speicher außerhalb des Anbieters. Gelöschte oder verschlüsselte Daten lassen sich damit auch nach Ablauf der Papierkorbfrist zurückholen.

Lizenzberatung

Business Basic, Standard oder Premium, Business Starter oder Standard, Exchange Online allein: Wir prüfen, welche Lizenz zu welchem Arbeitsplatz passt, und räumen ungenutzte Lizenzen ab. Preise nennen wir im Angebot, weil sie sich häufig ändern.

Betrieb und Support

Benutzer anlegen und sperren, Freigaben prüfen, Sicherheitsmeldungen des Anbieters bewerten, Änderungen an den Diensten im Blick behalten. Im Rahmen der IT-Betreuung oder als eigener Vertrag.

AbsicherungWas ein Mandant nach der Einrichtung bei uns erfüllt

Ein frisch angelegter Mandant ist bequem, aber offen: Jeder Benutzer kann Dateien nach außen freigeben, Weiterleitungen einrichten und Apps verbinden. Nach unserer Einrichtung gilt eine Grundlinie, die wir mit dir abstimmen und dokumentieren:

Mehrfaktor-Anmeldung für alle Benutzer, bevorzugt mit App oder Sicherheitsschlüssel, Admin-Konten getrennt von Arbeitskonten.
Anmeldungen aus unerwarteten Ländern und von unbekannten Geräten werden blockiert oder nachgefragt.
Automatische Weiterleitungen an externe Adressen sind gesperrt; Freigaben nach außen laufen über Links mit Ablaufdatum.
E-Mail-Authentifizierung mit SPF, DKIM und DMARC, damit Mails in deinem Namen nicht gefälscht werden können.
Rollen nach Aufgabe: Wer Rechnungen schreibt, braucht keine Rechte an der Benutzerverwaltung.
Protokolle und Warnungen laufen bei uns auf, nicht in einem Postfach, das niemand liest.

Was diese Punkte im Einzelnen bedeuten und wie du sie selbst prüfst, steht im Ratgeber Microsoft 365 absichern.

BackupWarum die Cloud kein Backup ist

Microsoft und Google sichern ihre Rechenzentren gegen Ausfall, aber nicht deine Daten gegen dich selbst. Eine versehentlich gelöschte Dateiablage, ein gekündigter Benutzer, dessen Postfach nach Ablauf der Frist verschwindet, oder Schadsoftware, die den OneDrive-Ordner verschlüsselt und über die Synchronisation in die Cloud trägt: In allen Fällen hilft der Anbieter nur im Rahmen seiner Papierkorb- und Aufbewahrungsfristen.

Deshalb gehört zu jeder Einrichtung ein eigenes Backup auf einen Speicher, der nicht beim selben Anbieter liegt, zum Beispiel auf unseren Servern in Deutschland. Wir sichern täglich, bewahren Versionen auf und testen regelmäßig, ob sich ein Postfach oder eine Dateiablage zurückspielen lässt. Mehr dazu unter Backup & Notfallplan.

Serverschrank in einem Rechenzentrum — Backup-Ziel außerhalb des Cloud-Anbieters: eigene Server in Deutschland.

EinordnungMicrosoft 365, Google Workspace oder Nextcloud

Wir betreiben alle drei und empfehlen nach Bedarf. Die Tabelle zeigt, woran wir die Entscheidung festmachen.

	Microsoft 365	Google Workspace	Nextcloud auf eigenem Server
Typischer Einsatz	Windows-Umgebungen, Office-Dateien, Teams, Fachanwendungen mit Exchange-Anbindung	Teams, die im Browser arbeiten, viel gemeinsam schreiben und wenig Windows-spezifische Software nutzen	Unternehmen, die Daten im Haus oder in Deutschland halten müssen oder wollen, Berufsgeheimnisträger, Austausch mit externen Partnern
Datenhaltung	Rechenzentren des Anbieters, EU-Region wählbar, US-Unternehmen	Rechenzentren des Anbieters, EU-Region wählbar, US-Unternehmen	Dein Server oder unser Rechenzentrum in Deutschland
Lizenz	pro Benutzer und Monat	pro Benutzer und Monat	keine Lizenz pro Benutzer, Betriebskosten für Server und Betreuung
Office	Word, Excel, PowerPoint lokal und im Browser	Docs, Sheets, Slides im Browser	ONLYOFFICE oder Collabora im Browser, lokale Office-Programme weiter nutzbar
Kombination	mit Nextcloud für Dateien und externen Austausch	mit Nextcloud für Dateien und externen Austausch	mit Exchange Online oder Workspace für E-Mail

Ein ausführlicher Vergleich mit den Punkten, die bei der Entscheidung meist den Ausschlag geben, steht im Ratgeber Nextcloud oder Microsoft 365. Wie ein Mischbetrieb in der Praxis aussieht, zeigt die Referenz Umstieg von Microsoft 365 auf Nextcloud als Hybrid.

AblaufSo läuft eine Migration ohne Stillstand

1 Woche
Bestandsaufnahme
Welche Postfächer, Kalender, Freigaben und Geräte gibt es, welche Fachanwendungen hängen an E-Mail oder Dateiablage, wer braucht welche Lizenz.
1 bis 2 Wochen
Mandant aufbauen
Domain verifizieren, Benutzer und Gruppen anlegen, Sicherheitsgrundlinie setzen, Backup einrichten. Noch ohne Nutzer, damit Fehler niemanden treffen.
1 Wochenende
Umzug
Testmigration vorab, dann der Stichtag: Postfächer und Dateien werden übertragen, die Domain umgestellt, alte Adressen bleiben als Weiterleitung erhalten.
2 Wochen
Begleitung
Wir sind nach dem Umzug erreichbar, richten Geräte nach, erklären dem Team die Freigaben und räumen auf, was sich in der Praxis anders zeigt als geplant.

Wovon der Aufwand abhängtWas den Umfang bestimmt

Nach dem ersten Gespräch nennen wir dir einen verbindlichen Rahmen für Einrichtung und Betrieb.

Zahl der Benutzer und PostfächerZwanzig Postfächer mit zwei Freigabeordnern sind ein anderer Aufwand als achtzig Benutzer mit Funktionspostfächern, Verteilern und drei Standorten.
Herkunft der DatenEin Umzug von Exchange nach Exchange Online läuft werkzeuggestützt. Alte IMAP-Server, Lotus Notes oder lokale PST-Archive brauchen mehr Handarbeit.
FachanwendungenDATEV, Praxis- oder Kanzleisoftware, CRM und Ticketsysteme, die E-Mails versenden oder auf Dateien zugreifen, müssen mit umgestellt und getestet werden.
SicherheitsanforderungenBerufsgeheimnisträger, NIS2-Betroffene oder Zulieferer mit Kundenaudits brauchen zusätzliche Regeln, Protokolle und Nachweise.

FAQHäufige Fragen zu Microsoft 365 und Google Workspace

Seid ihr Microsoft- oder Google-Partner?

Wir richten beide Systeme seit Jahren für Kunden ein und beziehen Lizenzen über die üblichen Wege. Ob und welcher Partnerstatus für dein Vorhaben eine Rolle spielt, zum Beispiel für Lizenzabrechnung über uns, klären wir im Gespräch.

Können wir Microsoft 365 und Nextcloud gleichzeitig nutzen?

Ja, das ist bei unseren Kunden die häufigste Kombination: Exchange Online für E-Mail und Kalender, Nextcloud für Dateien, Freigaben und den Austausch mit Externen. Office-Dateien lassen sich aus Nextcloud heraus mit den gewohnten Programmen bearbeiten.

Wie lange dauert ein Umzug?

Das hängt vom Ist-Stand und von der Größe ab: Zahl der Postfächer, vorhandene Systeme, Datenmenge und Standorte. Einen Zeitrahmen nennen wir nach der Bestandsaufnahme. Der Umzug selbst passiert in der Regel an einem Wochenende, größere Umgebungen planen wir in Wellen.

Was passiert mit unseren alten E-Mail-Adressen?

Sie bleiben erhalten. Die Domain zieht mit um, Aliasse und Verteiler richten wir neu ein. Für eine Übergangszeit leiten wir Mails an alte Postfächer weiter, falls ein System nicht sofort umgestellt werden kann.

Ist Microsoft 365 datenschutzkonform nutzbar?

Mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, EU-Datenregion, Rechtekonzept und Mehrfaktor-Anmeldung setzen es viele Unternehmen ein. Für besonders schutzbedürftige Daten, etwa in Kanzleien und Praxen, empfehlen wir die Datenablage in Nextcloud auf eigenem Server. Die rechtliche Bewertung für dein Unternehmen übernimmt dein Datenschutzbeauftragter; wir liefern die technische Grundlage.

Betreut ihr auch einen bestehenden Mandanten, den jemand anderes eingerichtet hat?

Ja. Wir beginnen mit einer Prüfung der Sicherheitseinstellungen, Lizenzen und Freigaben, dokumentieren den Stand und bringen den Mandanten auf unsere Grundlinie. Danach läuft er in der IT-Betreuung mit.

Passt dazuVerwandte Leistungen

ReferenzenSo haben wir das schon umgesetzt.

Anwendungsfall

IT & Infrastruktur

Umstieg von Microsoft 365 auf Nextcloud: als Hybrid

Dateien, Kalender und Zusammenarbeit auf eine eigene Nextcloud, Microsoft nur noch dort, wo es wirklich gebraucht wird, ein Umzug in Etappen, ohne Stillstand.

Anwendungsfall · So gehen wir vor →

Microsoft 365 & Google Workspace