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Automatisierung mit n8n selbst gehostet

Kurz gesagt

n8n ist eine Automatisierungsplattform mit offenem Quellcode (Fair-Code-Lizenz), mit der sich Abläufe zwischen Programmen automatisieren lassen: E-Mail, ERP, CRM, Shop, DATEV, Kalender. Wir bauen solche Workflows für kleine und mittlere Unternehmen und betreiben n8n auf deinem Server oder in unserem Hosting in Jena, so bleiben die Daten bei dir und es fallen keine Gebühren pro Ausführung an.

Fachlich geprüft von Marcel, IT-Admin & Webentwickler · Stand Oktober 2026

Automatisierung besprechen n8n, Make oder Zapier?

Zum AnfassenSo läuft eine Automatisierung

Beispiel Rechnungseingang: Die Pakete sind echte Rechnungen auf ihrem Weg. Klick auf einen Schritt, um zu sehen, was dort passiert.

Rechne nachWie viel Zeit im Jahr frei würde

Keine Preise, kein Angebot: nur deine Zahlen und ein Jahreskalender.

0Stunden pro Woche

0Arbeitstage pro Jahr

0 %einer Vollzeitstelle

Jedes Kästchen ist ein Arbeitstag im Jahr. Trag oben Werte ein oder wähle ein Beispiel.

So rechnen wir

Vorgänge pro Woche × Minuten je Vorgang × automatisierbarer Anteil = Minuten pro Woche. Ein Jahr rechnen wir mit 46 Arbeitswochen, ein Arbeitstag mit 8 Stunden, eine Vollzeitstelle mit 230 Arbeitstagen. Der Anteil ist deine Schätzung; bei Rechnungseingang und Dokumentenablage liegt er in Projekten meist über der Hälfte, bei Vorgängen mit Rücksprachen darunter. Das Ergebnis ist eine Größenordnung, kein Versprechen.

Das bei uns prüfen lassen

LeistungsumfangWas eine n8n-Automatisierung bei uns umfasst

Ein Workflow ist schnell zusammengeklickt. Einer, der drei Jahre lang jeden Tag läuft, ist Arbeit. Dafür sind wir da.

Prozessaufnahme

Wir gehen den Ablauf mit den Leuten durch, die ihn heute von Hand machen. Dabei kommen die Sonderfälle ans Licht, an denen Automatisierungen sonst scheitern.

Workflow-Bau

Auslöser, Verarbeitung, Prüfung, Übergabe. Mit Fehlerbehandlung, Benachrichtigung bei Problemen und einem Protokoll, in dem du jeden Durchlauf nachsehen kannst.

Schnittstellen

Anbindung an das, was du hast: Mailpostfach, ERP, CRM, WooCommerce oder Shopware, Nextcloud, DATEV-Übergabe. Per API, Datenbank oder, wenn nichts anderes geht, per Datei-Export.

KI-Bausteine

Wo ein Workflow Inhalte verstehen muss, eine E-Mail einordnen, einen Beleg auslesen, einen Text zusammenfassen, hängen wir ein Sprachmodell ein. Bevorzugt lokal auf deinem Server.

Hosting und Betrieb

n8n läuft in Docker auf deinem Server oder bei uns in Jena. Updates, Backups, Monitoring und ein Ansprechpartner, wenn ein Workflow nachts stehen bleibt.

Übergabe und Dokumentation

Jeder Workflow ist dokumentiert, damit dein Team ihn versteht und einfache Änderungen selbst machen kann. Kein Abhängigkeitsverhältnis.

AblaufVom ersten Ablauf zum laufenden System

1 Termin
Abläufe aufnehmen
Wir sehen uns zwei bis drei Prozesse an, die heute von Hand laufen. Für jeden klären wir: Auslöser, beteiligte Systeme, Sonderfälle, wer am Ende freigibt.
1 bis 2 Wochen
Erster Workflow
Der Ablauf mit dem besten Verhältnis aus Aufwand und Ersparnis wird gebaut und mit echten Daten getestet, auf unserer Umgebung oder bei dir.
2 bis 4 Wochen
Anbindung und Betrieb
n8n auf deinem Server oder in unserem Hosting, Zugänge, Backup, Monitoring. Weitere Workflows folgen, sobald der erste stabil läuft.
laufend
Pflege
Schnittstellen ändern sich, Software bekommt Updates, Anforderungen wachsen. Wir halten die Workflows am Laufen und bauen aus, was sich bewährt.

Vergleichn8n, Make oder Zapier: was passt zu einem Unternehmen in Deutschland?

Alle drei Werkzeuge automatisieren Abläufe zwischen Programmen. Der Unterschied liegt darin, wo die Daten laufen und wer die Kontrolle hat.

	n8n (self-hosted)	Make	Zapier
Wo laufen die Daten?	Auf deinem Server oder in unserem Hosting in Jena	Cloud des Anbieters (EU-Rechenzentren wählbar)	Cloud des Anbieters, USA
Lizenzmodell	Offener Quellcode (Fair-Code-Lizenz), selbst betrieben ohne Gebühr pro Ausführung	Abo, abgerechnet nach Operationen	Abo, abgerechnet nach Aufgaben
Lokale KI-Modelle	Ja, direkte Anbindung an Ollama und andere lokale Modelle	Nur über externe API	Nur über externe API
Eigener Code	JavaScript und Python direkt im Workflow	Eingeschränkt	Eingeschränkt
Datenschutz und AVV	Kein Drittanbieter beteiligt, wenn selbst gehostet	AVV mit dem Anbieter nötig	AVV mit US-Anbieter, Drittlandübermittlung
Interne Systeme erreichen	Ja, läuft im eigenen Netz (ERP, Datenbanken, Fileserver)	Nur über öffentliche Schnittstellen oder Tunnel	Nur über öffentliche Schnittstellen
Betrieb	Du oder wir kümmern uns um Updates und Backups	Der Anbieter	Der Anbieter
Passt für	Unternehmen mit Datenschutzanforderungen, internen Systemen oder vielen Ausführungen	Kleine Teams mit reinen Cloud-Tools	Schnelle Einzelverbindungen zwischen SaaS-Diensten

Stand: 09/2026. Angaben zu Make und Zapier nach deren öffentlichen Produktbeschreibungen.

Unsere Einschätzung: Wer nur zwei Cloud-Dienste verbinden will, ist mit Zapier oder Make schnell fertig. Sobald ein ERP, eine Datenbank im eigenen Netz, ein lokales KI-Modell oder Kundendaten im Spiel sind, ist selbst gehostetes n8n die sauberere Lösung, und bei vielen Ausführungen auch die günstigere. Der Preis dafür ist, dass jemand den Betrieb übernehmen muss. Das können wir.

SchnittstellenDATEV, ERP und CRM anbinden

DATEV

Die Übergabe an den Steuerberater ist der häufigste Wunsch. Je nachdem, was deine Kanzlei nutzt, übergeben wir Belege und Buchungsdaten über die DATEV-Schnittstellen oder über die Formate, die DATEV importiert. Wichtig ist, das vorher mit dem Steuerberater abzustimmen, wir machen das gern gemeinsam mit dir. Was wir nicht tun: die Buchhaltung ersetzen. Der Workflow bereitet vor, der Mensch bucht.

ERP und Warenwirtschaft

Die meisten ERP-Systeme im Mittelstand haben eine API oder zumindest eine Datenbank, die wir lesen können. Wo beides fehlt, arbeiten wir mit Exporten, die das System ohnehin erzeugt. Wir sagen dir nach einem Blick ins System, welcher Weg realistisch ist.

CRM und Marketing-Werkzeuge

Cloud-CRM oder eigene Lösungen: Leads anlegen, Status abgleichen, Kampagnen auslösen. Hier arbeiten wir eng mit unserem Web- und Marketing-Team zusammen, damit die Daten, die im Formular auf der Website ankommen, auch sauber im CRM landen.

Ehrlich gesagtWovon der Aufwand abhängt

Wir nennen dir einen verbindlichen Rahmen, sobald wir diese Punkte kennen.

Anzahl der SystemeEin Postfach und ein CRM sind an einem Tag verbunden. Ein ERP ohne API braucht Umwege.
SonderfälleDer Standardfall ist schnell gebaut. Die Ausnahmen, falsche Rechnung, doppelter Lead, fehlende Bestellnummer, machen die Arbeit.
KI-AnteilWenn ein Modell Inhalte verstehen muss, kommen Tests und ein Prüfschritt dazu. Reines Datenschieben ist einfacher.
HostingAuf einem vorhandenen Server ist n8n schnell installiert. Ein neuer Server braucht Planung, Absicherung und Backup.
FreigabenJeder Schritt, an dem ein Mensch prüfen soll, braucht eine Oberfläche oder eine Benachrichtigung, sinnvoll, aber Aufwand.

FAQHäufige Fragen zu n8n

Was ist n8n überhaupt?

n8n ist ein Werkzeug, mit dem man Abläufe zwischen Programmen als Diagramm zusammenbaut: Wenn X passiert, hole Daten aus Y, prüfe sie, schreibe sie nach Z. Der Quellcode ist offen (Fair-Code-Lizenz, im strengen Sinn kein Open Source), und es lässt sich auf einem eigenen Server betreiben. Für viele Programme gibt es fertige Bausteine, für den Rest nutzt man die API oder eigenen Code.

Ist n8n DSGVO-konform?

n8n selbst ist Software, keine Datenverarbeitung. Entscheidend ist, wo es läuft. Auf deinem Server oder in unserem Hosting in Jena bleiben die Daten unter deiner Kontrolle und es ist kein Drittanbieter beteiligt. Bei der Cloud-Version von n8n gilt das nicht automatisch.

Was kostet eine n8n-Automatisierung?

Das hängt von der Anzahl der Systeme, den Sonderfällen und dem Hosting ab, siehe oben. Was wir sagen können: Es fallen keine Gebühren pro Ausführung an, und ein einzelner Workflow ist typischerweise in wenigen Tagen umgesetzt. Nach dem ersten Gespräch nennen wir dir einen festen Rahmen.

Kann n8n mit lokalen KI-Modellen arbeiten?

Ja, das ist einer der Hauptgründe, warum wir n8n einsetzen. Ein Modell, das über Ollama auf deinem KI-Server läuft, wird direkt aus dem Workflow angesprochen. Firmendaten verlassen dabei das Haus nicht.

Kann mein Team Workflows später selbst ändern?

Einfache Anpassungen, ein anderer Empfänger, ein neuer Filter, ja, nach einer kurzen Einweisung. Für neue Schnittstellen oder komplexere Logik sind wir da. Alles ist dokumentiert, nichts ist verschlüsselt oder an uns gebunden.

Was passiert, wenn ein Workflow nachts stehen bleibt?

Jeder Workflow hat eine Fehlerbehandlung: Bei einem Problem geht eine Nachricht an eine festgelegte Stelle, und nichts wird halb verarbeitet. Im Betrieb überwachen wir das und beheben die Ursache, meist eine geänderte Schnittstelle.

Wir haben schon Zapier oder Make. Lohnt ein Umstieg?

Wenn es läuft, die Kosten passen und keine sensiblen Daten fließen: nicht unbedingt. Umstieg lohnt sich, wenn die Gebühren mit dem Volumen wachsen, interne Systeme angebunden werden sollen oder Datenschutz ein Thema ist. Bestehende Szenarien lassen sich meist eins zu eins nachbauen.

Arbeitet ihr auch mit Make oder Power Automate?

Wenn es für dich sinnvoller ist, ja. Unser Schwerpunkt ist n8n, weil wir es selbst betreiben können und es mit lokalen Modellen zusammenarbeitet. Wir empfehlen aber kein Werkzeug gegen die Anforderung.

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ReferenzenSo haben wir das schon umgesetzt.

Anwendungsfall

KI & Automatisierung

n8n: automatisierter Rechnungseingang mit DATEV-Übergabe

Vom Postfach bis zur Übergabe an DATEV: Eingangsrechnungen auslesen, freigeben und ablegen, mit selbst gehostetem n8n, ohne Kontrollverlust für die Buchhaltung.

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Lebensmittelproduktion mit Individuallösung

Apple im Büro, Linux an der Linie, Abläufe ohne Standardsoftware. Büro und Produktion sprechen miteinander, ohne dass die OT-Umgebung offen im Netz steht.

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Welchen Ablauf würdest du zuerst loswerden?

Beschreib uns einen Prozess, der heute von Hand läuft. Wir sagen dir, ob und wie er sich mit n8n automatisieren lässt, und was das ungefähr bedeutet.

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