AusgangslageEin Festival, viele Konzerte, ein Portal dazwischen
Der Erbenhof Schallkultur ist ein etabliertes Musikfestival im Herzen Thüringens. Die Konzertreihe holt Künstlerinnen und Künstler aus allen Musikrichtungen auf die Bühne, jedes Jahr mit neuem Programm. Für den Veranstalter heißt das: mehrere Konzerte pro Saison, jedes mit eigenem Vorverkauf, eigenem Publikum und eigenem Einlass.
Der Verkauf über ein großes Ticketportal hat einen Preis, der auf den ersten Blick nicht auffällt: Gebühren pro Ticket, ein Kaufprozess im Design des Portals und Kundendaten, die beim Anbieter liegen statt beim Veranstalter. Wer seine Besucher zum nächsten Konzert wieder erreichen will, geht den Umweg über das Portal.
Dazu kommt der Abend selbst. Ein Festival braucht am Eingang einen Ticketscan, der auch dann funktioniert, wenn viele Menschen in kurzer Zeit kommen und das Mobilfunknetz auf dem Gelände nicht mitspielt.
Die Aufgabe
Ein eigener Ticketshop unter ticket.erbenhof.de, der Verkauf, Einlass und Ticketscan abdeckt und im Auftritt des Festivals bleibt. Und dazu Marketing, das die Reihen füllt: die Marke stärken, Social-Media-Kanäle betreuen, Anzeigen schalten, die nachweislich Tickets verkaufen. Beides aus einem Haus, weil Shop und Kampagne voneinander abhängen.
LösungWas wir gebaut und eingerichtet haben
Eigener Ticketshop unter ticket.erbenhof.de
Konzertauswahl, Ticketkategorien, Bezahlung und Versand der Tickets per E-Mail laufen auf der eigenen Plattform. Design und Ansprache gehören dem Festival, nicht einem Portal. Die Kundendaten bleiben beim Veranstalter, der sie für die nächste Saison selbst nutzen kann.
Einlass und Ticketscan
Am Eingang werden die Tickets gescannt und entwertet, jedes genau einmal. Der Einlass ist darauf ausgelegt, dass kurz vor Konzertbeginn viele Besucher gleichzeitig kommen.
Betrieb durch das IT-Team
Der Shop läuft auf Servern, die wir selbst betreiben. Vorverkaufsstarts und Konzerttage sind bekannt, also wissen wir, wann Last kommt, und sind dann erreichbar. Ein „das liegt am Hoster“ gibt es nicht, der Hoster sitzt im Nachbarbüro.
Performance Marketing und Social Ads
Das Marketing-Team berät zu den Social-Media-Kanälen, betreut die Anzeigen und entwickelt Inhalte. Weil Shop und Kampagne aus einem Haus kommen, lässt sich nachvollziehen, welche Anzeige zu welchem Ticketkauf geführt hat, und das Budget wandert dorthin, wo es wirkt.
Marke und Strategie
Strategieentwicklung, Anpassungen am Auftritt und Handlungsempfehlungen aus den Verkaufszahlen. Nicht als einmaliges Konzept, sondern als laufende Optimierung von Saison zu Saison.
ErgebnisWas es gebracht hat
Der Ticketkauf läuft reibungslos auf der eigenen Seite, ohne Umweg über ein Portal und ohne fremde Gebühren pro Ticket. Der Erbenhof tritt als Marke auf, im Shop genauso wie auf Social Media. Die Marketing-Maßnahmen werden regelmäßig ausgewertet und angepasst, nicht einmal aufgesetzt und dann sich selbst überlassen.
Zahlen zu Ticketverkäufen und Kampagnen nennen wir hier bewusst nicht, die gehören dem Veranstalter. Was du dir ansehen kannst, ist der Shop selbst: live unter ticket.erbenhof.de.
AblaufSo gehen wir bei dir vor
- 1 Gespräch
Anforderungen klären
Wie viele Veranstaltungen im Jahr, welche Ticketkategorien, wie sieht der Einlass aus, welches Portal nutzt du bisher und was stört daran. Daraus entsteht ein Rahmen für Aufwand und Zeitplan.
- 3 bis 6 Wochen
Shop aufsetzen
Ticketshop in deinem Design, Bezahlarten, Ticketversand, Scan-Lösung für den Einlass. Hosting auf unseren Servern, damit Betrieb und Entwicklung in einer Hand bleiben.
- vor dem ersten Vorverkauf
Testlauf mit echtem Szenario
Wir spielen Vorverkaufsstart und Einlass durch: Lastspitzen, Scan mit schlechtem Netz, Stornierungen. Erst dann geht der Shop live.
- laufend
Kampagnen und Auswertung
Social Ads, Inhalte und Markenpflege durch das Marketing-Team, mit Auswertung je Konzert und Empfehlungen für das nächste.
FAQFragen zu diesem Projekt
Wie lange dauert es, einen eigenen Ticketshop aufzusetzen?
Nach dem Gespräch über Anforderungen rechnen wir mit drei bis sechs Wochen für Shop, Bezahlarten, Ticketversand und Scan-Lösung. Vor dem ersten Vorverkauf kommt ein Testlauf mit Lastspitze und Einlass. Länger dauert es, wenn nummerierte Sitzplätze mit Saalplan oder eine Abo-Logik dazukommen.
Lässt sich das auf einen Verein oder ein Theater übertragen?
Ja. Das Grundprinzip, eigener Shop, eigene Kundendaten, Einlass per Smartphone, ist für Vereine, Kleinkunstbühnen und Konzertreihen gleich. Unterschiede liegen in Mitgliederpreisen, Saisonkarten, Ermäßigungen oder Sitzplänen, und die planen wir von Anfang an mit ein.
Wer kümmert sich um den Shop, wenn der Vorverkauf startet?
Unser IT-Team betreibt den Shop auf eigenen Servern und weiß vorher, wann ein Vorverkauf startet oder ein Konzerttag ansteht. An diesen Tagen sind wir erreichbar und beobachten die Last. Dazwischen laufen Updates, Backup und Monitoring im normalen Betrieb.
