AusgangslageAlles bei Microsoft, aber nicht alles gebraucht
Anwendungsfall, so gehen wir vor. Diese Seite beschreibt, wie wir ein solches Projekt für ein kleines oder mittleres Unternehmen anlegen und umsetzen. Wir nennen keinen Kundennamen und keine Kennzahlen; sobald ein Projekt zur Veröffentlichung freigegeben ist, wird daraus eine Case Study mit echten Werten.
Ein Unternehmen mit einigen Dutzend Arbeitsplätzen nutzt Microsoft 365: Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Office. Die Lizenz kostet pro Kopf und Monat, die Daten liegen bei einem US-Anbieter, und mit jeder Preisänderung wächst das Gefühl, keine Wahl zu haben. Bei genauem Hinsehen nutzen die meisten Mitarbeiter aber nur einen Teil: Dateien ablegen und teilen, Kalender, ab und zu ein Videogespräch.
Ganz weg von Microsoft ist trotzdem keine Option. Die Buchhaltung lebt in Excel, eine Fachanwendung setzt Outlook voraus, und ein paar Kunden schicken Teams-Einladungen. Ein Umstieg, der diese Fälle ignoriert, scheitert am ersten Montag.
Die Aufgabe
Dateien, Kalender, Kontakte und Zusammenarbeit auf eine Nextcloud auf eigenem Server umziehen. Microsoft dort behalten, wo es wirklich gebraucht wird, und zwar bewusst, nicht aus Gewohnheit. Der Umzug darf den Betrieb nicht unterbrechen.
LösungWas wir einrichten
Bestandsaufnahme der Nutzung
Welche Dienste werden von wem tatsächlich genutzt, welche Fachanwendungen hängen an Microsoft-Konten, welche Daten liegen wo. Daraus entsteht die Trennlinie zwischen „zieht um“ und „bleibt“.
Nextcloud auf eigenem Server
Nextcloud mit ONLYOFFICE für Dokumente, Kalender, Kontakte und Talk für Videogespräche, auf einem Server im Haus oder in unserem Rechenzentrum in Deutschland, mit Backup und Monitoring.
Migration der Dateien
Ordner aus OneDrive und SharePoint werden mit ihrer Struktur und ihren Freigaben übernommen. Wir migrieren in Etappen je Abteilung, damit niemand einen Tag lang ohne Dateien dasteht.
Der Hybrid-Teil
Microsoft-Lizenzen bleiben für die Arbeitsplätze, die Excel, Outlook oder eine bestimmte Fachanwendung brauchen. Alle anderen bekommen eine Nextcloud-Anmeldung und Office im Browser. Anmeldung an beiden Welten über ein zentrales Konto.
Schulung
Eine Stunde je Abteilung, in der die Mitarbeiter ihre eigenen Ordner in Nextcloud wiederfinden und die Freigabe ausprobieren. Danach ein Ansprechpartner für Fragen.
Betrieb
Updates, Backup, Wiederherstellungstests und Erweiterungen durch uns. Nextcloud läuft dann wie jedes andere System, das wir betreuen.
ErgebnisWas es bringt
Die Dateien des Unternehmens liegen auf einem Server, den es selbst kontrolliert. Microsoft-Lizenzen werden nur noch für die Arbeitsplätze bezahlt, die sie brauchen. Und die Abhängigkeit von einem Anbieter ist keine Grundsatzfrage mehr, sondern eine Entscheidung je Arbeitsplatz, die sich jederzeit ändern lässt.
Was wir dazu ehrlich sagen: Nextcloud ist kein Teams-Ersatz mit identischen Funktionen, und ein Hybrid braucht eine klare Regel, was wohin gehört. Den Vergleich haben wir im Ratgeber Nextcloud oder Microsoft 365? aufgeschrieben.
AblaufSo gehen wir bei dir vor
- 1 bis 2 Wochen
Nutzung analysieren
Lizenzen, tatsächliche Nutzung, Fachanwendungen, Datenmengen. Ergebnis: eine Liste, was umzieht und was bleibt, mit verbindlichem Rahmen.
- 1 bis 2 Wochen
Nextcloud aufbauen
Server, Nextcloud, ONLYOFFICE, Anmeldung, Backup. Eine Pilotgruppe arbeitet zuerst damit.
- 2 bis 6 Wochen
Migration in Etappen
Abteilung für Abteilung: Dateien übernehmen, Freigaben prüfen, Schulung, Umstellung. Microsoft bleibt parallel erreichbar, bis alles läuft.
- laufend
Betrieb
Updates, Backup, Monitoring, Anpassung der Lizenzen, wenn sich die Nutzung ändert.
FAQFragen zu diesem Projekt
Wie lange dauert der Umstieg von Microsoft 365 auf Nextcloud?
Nutzungsanalyse und Aufbau dauern jeweils ein bis zwei Wochen, die Migration in Etappen zwei bis sechs Wochen, je nach Datenmenge und Zahl der Abteilungen. Microsoft bleibt parallel erreichbar, bis alles läuft.
Welche Arbeitsplätze behalten Microsoft 365?
Die, die es wirklich brauchen: etwa die Buchhaltung mit Excel, Plätze mit einer Fachanwendung, die Outlook voraussetzt, oder Mitarbeiter mit viel Teams-Kontakt zu Kunden. Die Trennlinie entsteht aus der Bestandsaufnahme und lässt sich später je Arbeitsplatz ändern.
Gehen beim Umzug Freigaben und Ordnerstrukturen verloren?
Nein. Ordner aus OneDrive und SharePoint werden mit ihrer Struktur und ihren Freigaben übernommen und danach geprüft. Der Umzug ist trotzdem ein guter Anlass, veraltete Ordner und Rechte aufzuräumen.
