AusgangslageDas Wissen ist da, nur findet es keiner
Anwendungsfall, so gehen wir vor. Diese Seite beschreibt, wie wir ein solches Projekt für ein Unternehmen mit eigener Nextcloud anlegen und umsetzen. Wir nennen keinen Kundennamen und keine Kennzahlen; sobald ein Projekt zur Veröffentlichung freigegeben ist, wird daraus eine Case Study mit echten Werten.
Ein Unternehmen arbeitet seit Jahren mit Nextcloud. Dort liegen Handbücher, Verfahrensanweisungen, Angebote, Protokolle, Prüfberichte und Präsentationen, ordentlich in Ordnern, mit Rechten je Abteilung. Die Suche findet Dateinamen. Was sie nicht findet, ist die Antwort auf „Wie haben wir das beim letzten Mal gelöst?“.
Neue Mitarbeiter fragen deshalb Kollegen, und die erfahrenen Kollegen beantworten dieselben Fragen immer wieder. Dokumente in einen öffentlichen KI-Dienst hochzuladen, hat die Geschäftsführung untersagt, weil Kundendaten und internes Know-how darin stecken.
Die Aufgabe
Fragen in normaler Sprache an die eigenen Dokumente stellen und Antworten mit Quelle bekommen. Die Rechte aus Nextcloud sollen gelten, neue Dokumente automatisch dazukommen, und das Ganze soll auf eigener Infrastruktur laufen.
LösungWas wir aufbauen
Nextcloud als Quelle
Freigegebene Ordner werden angebunden. Änderungen, neue Dateien und Löschungen fließen automatisch in den Index, es gibt keine zweite Ablage, die jemand pflegen müsste.
Index auf eigenem Server
Die Dokumente werden zerlegt, in eine Vektordatenbank geschrieben und durchsuchbar gemacht, auf einem Server im Haus oder in unserem Rechenzentrum in Deutschland.
Lokales Sprachmodell
Ein offenes Modell formuliert die Antworten und verweist auf die Fundstellen. Es läuft auf eigener Hardware, kein Text verlässt das Unternehmen.
Rechte aus Nextcloud
Wer einen Ordner in Nextcloud nicht sehen darf, bekommt aus diesem Ordner auch keine Antwort. Die Rechte werden nicht doppelt gepflegt, sondern übernommen.
Oberfläche
Ein Chat im Browser, auf Wunsch in Nextcloud eingebunden, damit niemand ein weiteres Werkzeug lernen muss.
Betrieb
Updates für Modell, Index und Server, Backup und Monitoring, wie bei jedem anderen System, das wir betreiben.
ErgebnisWas es bringt
Aus „Frag mal den Kollegen“ wird eine Frage an das System, mit einer Antwort, die auf das Dokument verweist. Einarbeitung wird kürzer, weil neue Mitarbeiter selbst nachschlagen können. Erfahrene Kollegen werden entlastet, ohne dass ihr Wissen in einer fremden Cloud landet.
Ehrlich gesagt hängt die Qualität stark vom Bestand ab: Veraltete Dokumente ergeben veraltete Antworten. Ein Teil des Projekts ist deshalb immer, zu entscheiden, welche Ordner überhaupt hineingehören.
AblaufSo gehen wir bei dir vor
- 1 Termin
Fragen und Quellen sammeln
Welche Fragen stellen Mitarbeiter immer wieder, in welchen Ordnern steckt die Antwort, wer darf was sehen. Daraus folgt der Umfang.
- 2 bis 3 Wochen
Testbetrieb
Ein Index über ausgewählte Ordner, ein Modell, eine Oberfläche. Ein paar Kollegen testen mit echten Fragen, wir stellen ein.
- 1 bis 2 Wochen
Aufbau
Server, Anbindung an Nextcloud, Rechteübernahme, Oberfläche, kurze Einweisung. Falls noch kein KI-Server da ist, planen wir die Hardware mit.
- laufend
Betrieb und Pflege
Updates und Backup durch uns, Pflege des Bestands durch euch. Neue Ordner kommen dazu, wenn sich der Bedarf zeigt.
FAQFragen zu diesem Projekt
Wie lange dauert es, eine KI-Wissensdatenbank auf Nextcloud aufzubauen?
Nach einem Termin zu Fragen und Quellen folgen ein Testbetrieb von zwei bis drei Wochen und der Aufbau mit ein bis zwei Wochen. Gibt es noch keinen KI-Server, kommt dessen Beschaffung dazu.
Sehen Mitarbeiter über die KI Dokumente, auf die sie keinen Zugriff haben?
Nein. Die Rechte aus Nextcloud werden übernommen: Wer einen Ordner nicht sehen darf, bekommt aus diesem Ordner auch keine Antwort. Das prüfen wir im Testbetrieb mit Konten aus unterschiedlichen Abteilungen.
Funktioniert das auch ohne Nextcloud, etwa mit einem Fileserver?
Ja. Nextcloud ist in diesem Fall die Quelle, weil die Dokumente dort schon liegen. Genauso lassen sich ein Fileserver oder andere Ablagen anbinden; dann wird das Rechtekonzept aus dem jeweiligen System übernommen.
