Ein Wechsel des IT-Dienstleisters läuft ohne Stillstand, wenn du vor der Kündigung alle Zugangsdaten, Domains, Lizenzen, Dokumentation und Backups in deiner Hand hast, die Übergabe in Phasen mit Parallelbetrieb planst und dem neuen Dienstleister die ersten 30 Tage für Bestandsaufnahme und Absicherung gibst. Der häufigste Fehler ist die Reihenfolge: erst kündigen, dann merken, dass der Zugang zum Domain-Registrar, das Backup-Passwort und die Firewall-Konfiguration beim alten Anbieter liegen. Wir kennen beide Seiten, wir übernehmen Unternehmen in die IT-Betreuung, und wir übergeben sie sauber, wenn es nicht passt.
Warnzeichen: Wann ein Wechsel ansteht
Ein rauer Ton am Telefon ist kein Grund für einen Wechsel. Fehlende Backups sind einer. Die Punkte, bei denen wir hellhörig werden:
- Tickets bleiben tagelang liegen, und es gibt genau einen Ansprechpartner, den im Urlaub niemand vertritt.
- Du hast noch nie eine Dokumentation gesehen. Auf Nachfrage heißt es: „Das weiß der Kollege.“
- Es gab nie einen Wiederherstellungstest. Du weißt nicht, wo die Backups liegen und ob sie funktionieren.
- Updates kommen unregelmäßig, alte Betriebssysteme laufen weiter, Admin-Passwörter sind überall gleich, und eine Mehrfaktor-Anmeldung gibt es nicht.
- Domain, Microsoft-365-Mandant oder Lizenzen laufen auf den Namen des Dienstleisters, nicht auf deinen.
- Jedes Problem wird mit neuer Hardware oder einer neuen Lizenz beantwortet, nie mit einer Ursache.
- Ihr seid gewachsen, der Dienstleister nicht. Was mit acht Arbeitsplätzen ging, funktioniert mit vierzig nicht mehr.
Zwei oder drei dieser Punkte zusammen sind ein Grund, sich Angebote anzusehen. Erst einmal ohne zu kündigen.
Was du vor der Kündigung sichern musst
Alles, was in der folgenden Tabelle steht, gehört dir, auch wenn es der Dienstleister eingerichtet hat. Hol es dir, solange die Zusammenarbeit noch läuft. Nach der Kündigung ist die Bereitschaft zur Herausgabe erfahrungsgemäß kleiner, auch wenn die Pflicht bleibt.
| Bereich | Was du brauchst | Woran es oft scheitert |
|---|---|---|
| Zugangsdaten | Admin-Konten für Server, Hypervisor, Firewall, Switches, WLAN, NAS, Mailserver, Microsoft-365- oder Google-Admin, Hosting, Telefonanlage, Fernwartung, in einem Passwort-Manager, der dir gehört (Vaultwarden) | Die Zugänge existieren nur im Passwort-Manager des Dienstleisters oder im Kopf eines Technikers |
| Domains und DNS | Registrar-Konto auf deinen Namen, deine Firma als Domaininhaber, Zugriff auf die DNS-Zone, Übersicht der Zertifikate | Die Domain ist auf den Dienstleister registriert |
| Lizenzen | Windows Server, Zugriffslizenzen, Microsoft 365, Virenschutz, Backup-Software, Branchensoftware: Lizenzinhaber, Schlüssel, Verträge, Laufzeiten | Lizenzen hängen im Reseller-Konto des Dienstleisters |
| Dokumentation | Netzplan, IP-Adressen, VLANs, Geräteliste mit Seriennummern, Wartungsverträge, Konfigurationsexport der Firewall | Es gibt keine |
| Backups | Wo liegen sie, mit welchem Werkzeug, wie lautet das Verschlüsselungspasswort, wann wurde zuletzt eine Wiederherstellung geprüft, wem gehört der Speicher | Der Backup-Speicher steht beim Dienstleister, den Schlüssel kennt nur er |
| Hardware | Was gehört dir, was ist gemietet, Firewall, Router, Server, Access Points | Die Firewall ist Mietgerät und geht beim Wechsel mit |
Ein Punkt, der in keiner Tabelle steht und trotzdem entscheidet: das Konto, an dem alles hängt. Meist ist das ein Admin-Postfach, über das Passwörter zurückgesetzt werden. Wer dieses Postfach kontrolliert, kontrolliert die IT. Es gehört auf deinen Namen, mit Wiederherstellungsoptionen, die du kennst.
Übergabe in Phasen mit Parallelbetrieb
Ein Stichtag, an dem der alte Dienstleister geht und der neue kommt, ist die Variante mit dem größten Ausfallrisiko. Besser ist eine Übergabe, bei der beide für einige Wochen erreichbar sind und die Verantwortung System für System wandert.
- Bestandsaufnahme. Der neue Dienstleister bekommt Leserechte, geht durch Serverraum und Netzwerk, inventarisiert und liest die Dokumentation, oder stellt fest, dass es keine gibt. Ergebnis: eine Liste der Systeme mit Risiken, sortiert nach Dringlichkeit.
- Eigene Zugänge. Der neue Dienstleister legt eigene Admin-Konten an, mit Mehrfaktor-Anmeldung, und nutzt nicht die Konten des alten. Der Passwort-Manager läuft ab jetzt auf dich.
- Systeme nacheinander übergeben. Zuerst Monitoring und Backup, weil davon alles andere abhängt. Dann Patch-Management, dann der Support für die Mitarbeiter, mit einem klaren Stichtag, ab dem der neue Ticketkanal gilt. Firewall und Fernwartungszugänge zum Schluss.
- Parallelphase. Für jedes System steht fest, wer zuständig ist. Der alte Dienstleister greift nur noch ein, wenn der neue ihn dazu bittet.
- Abschluss. Alle Zugänge des alten Dienstleisters werden deaktiviert, alle Passwörter rotiert, Zertifikate und Schlüssel erneuert. Du lässt dir bestätigen, dass Kopien deiner Daten beim alten Anbieter gelöscht sind.
Wie lange das dauert, hängt von der Größe und vom Zustand der Dokumentation ab, wenige Wochen bei einem kleinen Büro mit ordentlicher Übergabe, einige Monate, wenn erst einmal alles gefunden werden muss.
Vertragsfragen: allgemein, keine Rechtsberatung
Was im alten und im neuen Vertrag steht, prüft im Zweifel deine Kanzlei. Aus der Praxis wissen wir, welche Punkte regelmäßig für Streit sorgen, wenn sie nicht vorher geklärt sind:
- Laufzeit und Kündigungsfrist, vor allem automatische Verlängerungen. Der Kündigungstermin bestimmt den Zeitplan der Übergabe.
- Herausgabe von Dokumentation, Zugangsdaten und Konfigurationen. Aus unserer Sicht selbstverständlich, weil es um deine Systeme geht, im Vertrag sollte es trotzdem stehen.
- Eigentum an Hardware und Lizenzen. Mietgeräte und Lizenzen aus dem Reseller-Konto des Dienstleisters müssen ersetzt oder übertragen werden.
- Auftragsverarbeitung. Der Auftragsverarbeitungsvertrag regelt, was mit deinen Daten beim Ende der Zusammenarbeit passiert: Rückgabe oder Löschung, mit Bestätigung.
- Unterstützung bei der Übergabe. Ob und in welchem Umfang der alte Dienstleister mitwirkt, ist Vertragssache. Ein paar Stunden Übergabe sind meist gut angelegt.
- Server und Dienste beim Dienstleister. Läuft dein Mailserver oder deine Nextcloud auf seiner Infrastruktur, brauchst du einen Umzugsplan mit Daten-Export, bevor der Vertrag endet.
Für den neuen Vertrag gilt umgekehrt dasselbe: Eine Klausel, die den späteren Ausstieg regelt, ist ein gutes Zeichen. Ein Dienstleister, der die Frage nach dem Exit ausweicht, plant mit deiner Abhängigkeit.
Die ersten 30 Tage mit dem neuen Dienstleister
Die erste Zeit ist keine Zeit für Projekte, sondern für Sicherheit und Übersicht. So sieht unser Standard aus:
- Woche 1: Notfallkontakte und Ticketweg an alle Mitarbeiter. Passwörter rotieren, Mehrfaktor-Anmeldung per Authenticator-App für alle Admin- und Fernzugänge, Passwort-Manager einrichten, Monitoring auf allen Servern und Netzwerkgeräten.
- Woche 2: Backup prüfen, gibt es Kopien nach 3-2-1, ist eine davon vom Netz getrennt, und wie lange dauert eine Wiederherstellung wirklich? Ein Restore-Test mit Stoppuhr, kein Blick ins Protokoll.
- Woche 3: Patch-Stand aller Systeme, verwaiste Benutzerkonten, Rechte, Firewall-Regeln. Fernwartungszugänge des alten Dienstleisters entfernen, falls noch vorhanden.
- Woche 4: Die Dokumentation liegt bei dir, in deiner Nextcloud oder einem Wiki, nicht nur beim Dienstleister. Dazu eine Liste offener Risiken und ein Plan für die nächsten zwölf Monate.
Rechne damit, dass in diesen 30 Tagen Dinge auftauchen, die vorher niemand gesehen hat: ein Server ohne Updates, ein Backup, das seit Monaten fehlschlägt, ein Admin-Konto eines früheren Mitarbeiters. Ein guter Dienstleister listet das ohne Drama auf und sortiert nach Risiko. Alles auf einmal zu beheben ist selten nötig.
Fragen, die du dem neuen Dienstleister stellen solltest
- Wem gehören Zugänge, Lizenzen und Domains, und stehen sie am Ende auf meinen Namen?
- Wie dokumentiert ihr, wo liegt die Dokumentation, und habe ich jederzeit Zugriff?
- Welche Reaktionszeiten stehen im Vertrag, und wer vertritt wen bei Urlaub und Krankheit?
- Wie sieht euer Backup-Konzept aus, und wie oft testet ihr die Wiederherstellung?
- Nutzt ihr selbst Mehrfaktor-Anmeldung und einen Passwort-Manager, auch intern für unsere Zugänge?
- Welche Fernwartung setzt ihr ein, und wird protokolliert, wer wann auf unsere Systeme zugreift?
- Arbeitet ihr mit Subunternehmern, und wo liegen unsere Daten?
- Was passiert, wenn wir wieder wechseln wollen?
- Kennt ihr die Besonderheiten unserer Branche, beA und DATEV in der Kanzlei, Telematik und KBV-Richtlinie in der Arztpraxis, Messrechner und Altsysteme in Optik und Photonik oder im Maschinenbau?
- Was würdet ihr in den ersten 30 Tagen bei uns tun?
Die letzte Frage ist die wichtigste. Wer darauf mit „Wir schauen uns das mal an“ antwortet, hat keinen Plan. Wer mit Bestandsaufnahme, Zugängen, Backup und Monitoring antwortet, hat es schon öfter gemacht.
Fazit
Ein Dienstleisterwechsel ist kein Sprung, sondern ein Umzug: Erst sichern, was dir gehört, dann in Phasen übergeben, dann die alten Schlüssel einziehen. Wer die Zugangsdaten, Domains, Lizenzen, Dokumentation und Backups vor der Kündigung in der Hand hat, kann in Ruhe wechseln. Wer sie nicht hat, sollte damit anfangen, unabhängig davon, ob ein Wechsel ansteht. Wie eine Übernahme bei uns abläuft und was ein Vertrag enthält, steht auf der Seite IT-Betreuung; die Absicherung danach beschreiben wir unter Cyber-Security.
Häufige Fragen
Wie lange dauert ein Wechsel des IT-Dienstleisters?
Wenige Wochen bei einem kleinen Büro mit ordentlicher Übergabe, einige Monate, wenn erst einmal alles gefunden werden muss. Entscheidend sind Größe, Zustand der Dokumentation und Kündigungsfrist. Mit Parallelbetrieb gibt es in dieser Zeit keinen Stillstand.
Muss mein alter IT-Dienstleister Passwörter und Dokumentation herausgeben?
Zugänge, Konfigurationen und Dokumentation deiner Systeme gehören aus unserer Sicht selbstverständlich dir. Was genau vereinbart ist, steht im Vertrag, und im Streitfall klärt es eine Kanzlei. Deshalb solltest du alles sichern, solange die Zusammenarbeit noch läuft.
Was sollte ich vor der Kündigung meines IT-Dienstleisters sichern?
Admin-Zugänge, Domains und DNS, Lizenzen, Dokumentation, Backups samt Verschlüsselungspasswort und eine Liste der Hardware mit Eigentumsverhältnissen. Dazu das Admin-Postfach, über das Passwörter zurückgesetzt werden. All das gehört auf deinen Namen.
Was passiert in den ersten Wochen mit dem neuen Dienstleister?
Sicherheit und Übersicht statt Projekte: Passwörter rotieren, MFA für Admin- und Fernzugänge, Monitoring, Backup mit echtem Restore-Test, Patch-Stand und Rechte prüfen. Am Ende liegt die Dokumentation bei dir, zusammen mit einer Liste offener Risiken.
Übernehmt ihr auch die IT von einem anderen Dienstleister?
Ja. Wir gehen dabei in Phasen vor, wie in diesem Artikel beschrieben, und stimmen die Übergabe mit dem bisherigen Dienstleister ab, wenn er mitwirkt. Umgekehrt übergeben wir sauber, wenn es nicht passt.
Stand: September 2026, wir aktualisieren diesen Artikel, wenn sich Rechtslage oder Technik ändern.
