IT für Kanzleien: Anwälte, Notare, Steuerberater
Kurz gesagt
Wir betreuen die IT von Anwaltskanzleien, Notariaten und Steuerkanzleien in Jena und Thüringen: Arbeitsplätze und Server, Kanzleisoftware, beA und DATEV-Umfeld, Datensicherung und Verschlüsselung. Mandantendaten bleiben dabei im Haus, auf Wunsch komplett ohne US-Cloud. Du hast einen festen Ansprechpartner und Reaktionszeiten, die zu Fristen passen.
Fachlich geprüft von Marcel, IT-Admin & Webentwickler · Stand Oktober 2026
Zum AnfassenKanzleinetz, beA, Mandanten-WLAN
DMS, Fristenkontrolle, beA und ein Mandanten-WLAN, das nie ins Kanzleinetz kommt. Spiel einen Schriftsatz durch, vom Scanner bis ins Archiv.
Kanzleinetz, Mandantenbereich und beA: Klick auf ein Gerät oder spiel einen Schriftsatz durch, vom Scanner bis ins Archiv.
Geräte als Liste
- Firewall, VPN (Serverraum, Technik): Firewall mit VPN für Anwälte unterwegs. Das Mandanten-WLAN kommt hier nur ins Internet.
- DMS, E-Akte (Serverraum, Technik): Dokumentenmanagement mit elektronischer Akte und Fristenkontrolle. Revisionssichere Ablage.
- Backup (Serverraum, Technik): Sicherung mit unveränderlichen Versionen und Kopie außer Haus. Mandantenakten sind nicht ersetzbar.
- Mandanten-WLAN (Gast- oder Patientennetz): Mandantengeräte kommen nie ins Kanzleinetz: eigene SSID, eigenes VLAN.
- Anwalt, Notebook (Büronetz): Arbeitsplatz mit beA-Zugang über Kartenleser; unterwegs per VPN.
- Scanner (Büronetz): Posteingang wird gescannt und landet direkt in der E-Akte.
- Sekretariat (Büronetz): Fristen, Wiedervorlagen, Schriftsätze. Rechte nach Rolle.
- beA (Außer Haus): Das besondere elektronische Anwaltspostfach, erreichbar über den Kartenleser des Anwalts.
BrancheWas in einer Kanzlei anders ist als im normalen Büro
Drei Dinge, die wir bei jeder Kanzlei zuerst klären, bevor wir über Server oder Backup reden.
Berufsgeheimnis
Was Mandanten dir anvertrauen, steht unter dem Schutz des Berufsgeheimnisses (§ 203 StGB). Für die IT heißt das: Wer technisch Zugriff auf Mandantendaten haben kann, muss dafür zur Verschwiegenheit verpflichtet sein, auch der IT-Dienstleister. Wir unterschreiben diese Verpflichtung, bevor wir das erste Passwort sehen.
Elektronischer Rechtsverkehr
Anwälte arbeiten mit dem beA, Notare mit XNP und dem Elektronischen Urkundenarchiv, Steuerberater mit dem beSt und DATEV. Alle diese Systeme hängen an Kartenlesern, Signaturkarten, Zertifikaten und bestimmten Softwareständen. Funktioniert eines davon nicht, geht der Schriftsatz nicht raus. Die Frist wartet nicht.
Die Kanzleisoftware gibt den Takt vor
DATEV oder eine andere Kanzleisoftware: Die Kanzleisoftware bestimmt, wie Server, Rechte und Backup aussehen müssen. Wir richten uns danach und sprechen mit deinem Softwarebetreuer, statt an ihm vorbei zu arbeiten.
Dazu kommt die DSGVO wie in jedem Unternehmen. Für eine Kanzlei ist sie keine Fleißaufgabe: Verschlüsselung, Berechtigungen und Zugriffsprotokolle sind der technische Beleg dafür, dass die Schweigepflicht auch im Rechner gilt und nicht nur im Besprechungszimmer.
LeistungsumfangWas Kanzlei-IT bei uns umfasst
Du nimmst, was du brauchst. Die meisten Kanzleien starten mit Support und Backup und bauen dann aus.
Arbeitsplätze, Server, Support
Rechner, Server, Drucker, Scanner und Telefonie. Wir betreuen alles mit festen Reaktionszeiten. Eine Störung in einer Fristsache behandeln wir als Notfall, nicht als Ticket in der Warteschlange.
beA, beSt und XNP
Kartenleser, Signaturkarten, Zertifikate, Softwarestände. Wir richten den elektronischen Rechtsverkehr ein, halten ihn lauffähig und sind erreichbar, wenn er am Nachmittag vor Fristablauf streikt.
DATEV- und Kanzleisoftware-Umfeld
Server, Netzwerk und Arbeitsplätze rund um DATEV und die Kanzleisoftware. Die Fachsoftware selbst betreut dein Softwarepartner. Wir sorgen dafür, dass sie eine verlässliche Umgebung hat, und stimmen Updates mit ihm ab.
Verschlüsselung und Berechtigungen
Verschlüsselte Ablage, Rechte je Dezernat oder Mandat, Protokollierung von Zugriffen. Damit die Schweigepflicht nicht an einem Netzlaufwerk scheitert, auf das jeder in der Kanzlei zugreifen kann.
Mandantenportal mit Nextcloud
Dokumente mit Mandanten austauschen, ohne unverschlüsselte E-Mail-Anhänge und ohne US-Cloud. Freigaben mit Ablaufdatum und Passwort, Server in Deutschland oder bei dir im Haus. Mehr unter Nextcloud.
Backup und Notfallplan
Tägliche Sicherung, eine Kopie außer Haus, regelmäßig getestete Wiederherstellung. Dazu ein Plan, wer im Ernstfall was tut, ausgedruckt im Ordner, nicht nur auf dem Server, der gerade verschlüsselt wurde.
Und wenn die Grundlagen stehen: Im Anwendungsfall Aktenrecherche mit KI, ohne Cloud zeigen wir, wie eine Kanzlei ihren Aktenbestand mit einem lokalen KI-Server durchsuchbar macht, ohne dass ein Dokument das Haus verlässt.
AblaufDienstleisterwechsel ohne Stillstand in der Kanzlei
Der bisherige Dienstleister läuft weiter, bis wir übernommen haben. Kein Tag ohne Support, kein Termin mitten in einer Fristsache.
- 1 Termin
Bestandsaufnahme
Wir schauen uns Server, Arbeitsplätze, beA-Einrichtung, Backup und Verträge an. Vertraulich, mit unterschriebener Verpflichtung, ohne etwas zu verändern.
- 1 bis 2 Wochen
Übergabe vom bisherigen Dienstleister
Zugänge, Passwörter, Lizenzen, Dokumentation. Wir holen ein, was vorhanden ist, und dokumentieren den Rest selbst. Der alte Vertrag läuft in dieser Zeit weiter.
- 2 bis 4 Wochen
Parallelbetrieb und Übernahme
Monitoring und Backup laufen zuerst bei uns mit. Erst wenn beides sauber steht, übernehmen wir den Support, an einem Tag, an dem keine Fristen anstehen.
- 1 Nachmittag
Einweisung
Wer meldet wie eine Störung? Was tun bei einer Mail mit angeblichem Gerichtsschreiben im Anhang? Eine kurze Runde für alle, keine Schulung über drei Stunden.
- laufend
Betreuung
Updates in Randzeiten, Monitoring, feste Ansprechpartner. Änderungen am beA oder an der Kanzleisoftware stimmen wir vorher mit dir ab.
Ehrlich gesagtWovon der Aufwand abhängt
Wir nennen dir einen verbindlichen Rahmen, sobald wir diese Punkte kennen, meist nach dem ersten Termin.
- Arbeitsplätze und StandorteEine Kanzlei mit sechs Plätzen an einem Standort ist etwas anderes als drei Standorte mit Homeoffice-Anteil.
- Kanzleisoftware und SchnittstellenDATEV, beA-Anbindung, Diktatsysteme: Je mehr Systeme miteinander reden müssen, desto mehr ist zu prüfen.
- Zustand der bisherigen UmgebungEine dokumentierte Umgebung mit aktuellem Server übernehmen wir schnell. Einen Server ohne Updates und ohne Dokumentation müssen wir erst einmal verstehen.
- Datenaustausch mit MandantenReicht ein Mandantenportal für Dokumente, oder sollen Mandanten Fristen und Aktenstände einsehen?
- FernzugriffHomeoffice, Gerichtstermine mit Laptop, Zugriff vom Handy: Jeder Weg von außen muss abgesichert und protokolliert sein.
FAQFragen, die uns Kanzleien stellen
Darf ein externer IT-Dienstleister überhaupt auf Mandantendaten zugreifen?
Ja, wenn er zur Verschwiegenheit verpflichtet ist und der Zugriff auf das Nötige beschränkt bleibt. Wir unterschreiben die Verpflichtung, arbeiten mit personalisierten Zugängen und protokollieren, wer wann worauf zugegriffen hat. Die genaue Ausgestaltung stimmst du mit deiner Kammer oder deinem Datenschutzbeauftragten ab.
Können wir Microsoft 365 in der Kanzlei nutzen?
Viele Kanzleien tun das. Ob es zu deiner Kanzlei passt, hängt an Vertrag, Konfiguration und daran, wie du zu Datenverarbeitung außerhalb der EU stehst. Wir zeigen dir die Alternative mit Nextcloud und eigener E-Mail auf deutschen Servern und sagen ehrlich, was dabei komfortabler und was umständlicher ist. Eine Entscheidungshilfe: Nextcloud oder Microsoft 365.
Was passiert, wenn das beA kurz vor Fristablauf nicht funktioniert?
Du rufst an, und wir kümmern uns sofort, per Fernzugriff, in Jena und Umgebung auch vor Ort. Meist liegt es an Kartenleser, Zertifikat oder einem Update. Liegt die Störung beim beA-System selbst, helfen wir beim Nachweis, dass du es versucht hast.
Betreut ihr auch DATEV?
Wir betreuen die IT-Umgebung rund um DATEV: Server, Netzwerk, Arbeitsplätze, Anbindung an das DATEV-Rechenzentrum. Die DATEV-Anwendungen selbst betreut dein DATEV-Partner oder Systemhaus. Wir sprechen mit ihm, damit du nicht zwischen zwei Dienstleistern vermitteln musst.
Wie sichern wir Akten, ohne die Cloud zu nutzen?
Mit einer Sicherung im Haus und einer zweiten außer Haus, zum Beispiel auf einem verschlüsselten Speicher in unserem Rechenzentrum in Deutschland oder an einem zweiten Standort der Kanzlei. Die Daten sind vor dem Transport verschlüsselt, den Schlüssel hast nur du. Und wir testen die Wiederherstellung regelmäßig, sonst ist das Backup nur ein Gefühl.
Können wir ChatGPT für Schriftsätze nutzen?
Für Texte ohne Mandantenbezug spricht nichts dagegen. Sobald Namen, Sachverhalte oder Aktenauszüge in einen Cloud-Dienst gehen, wird es mit dem Berufsgeheimnis schwierig. Die Alternative ist ein KI-Server in der Kanzlei, auf dem das Modell lokal läuft. Mehr dazu unter KI für Kanzleien.
Wie lange dauert der Wechsel des IT-Dienstleisters?
Von der Bestandsaufnahme bis zur Übernahme des Supports meist vier bis sechs Wochen. Der laufende Betrieb ist davon nicht betroffen, der bisherige Vertrag endet erst, wenn wir stehen. Kündigungsfristen deines alten Vertrags planen wir von Anfang an mit ein.
Kommt ihr auch nach Erfurt, Gera oder Weimar?
Ja. Wir sitzen in Jena und betreuen Kanzleien in ganz Thüringen. Vieles erledigen wir per Fernzugriff, für Einrichtung, Umzug und Notfälle kommen wir vorbei.
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Auch für Kanzleien: Unsere anderen Bereiche haben eigene Seiten für Anwälte, Notare und Steuerberater, Sichtbarkeit bei Google und lokale KI für die Aktenarbeit.
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Schick uns kurz, wie viele Arbeitsplätze ihr habt und welche Kanzleisoftware läuft. Wir sagen dir innerhalb von 48 Stunden, wie ein Wechsel oder ein IT-Check bei euch aussehen würde, vertraulich.