Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen und verarbeiten können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen verschicken, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Vorbereiten solltest du jetzt drei Dinge: einen Rechnungseingang, der XRechnung und ZUGFeRD lesen kann, eine Rechnungserstellung, die diese Formate erzeugt, und eine Ablage, die das Original aufbewahrt. Juri aus unserem Team beschreibt, was dabei technisch zu tun ist. Das ist keine Steuer- oder Rechtsberatung, welche Regeln für dich im Einzelnen gelten, klärst du mit deinem Steuerberater.
Was sich ändert und ab wann
Die Regeln stammen aus dem Wachstumschancengesetz und werden in Schreiben des Bundesfinanzministeriums konkretisiert. Sie betreffen Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen, Rechnungen ins Ausland folgen anderen Regeln.
| Zeitpunkt | Was gilt |
|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen ist weiter auf Papier oder als PDF möglich, als PDF mit Zustimmung des Empfängers. |
| Ab 01.01.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Für alle anderen bleiben Papier und PDF noch ein Jahr erlaubt. |
| Ab 01.01.2028 | Alle Unternehmen stellen Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung aus. |
Wir schreiben diesen Artikel im Herbst 2026. Für größere Unternehmen sind das wenige Monate. Für kleinere klingt 2028 weit weg, aber die Umstellung der Rechnungserstellung ist oft der Teil, der am längsten dauert, weil er an Warenwirtschaft, Vorlagen und Gewohnheiten hängt.
Was eine E-Rechnung ist: und was nicht
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den Software ohne Abtippen lesen kann. In Deutschland sind vor allem zwei Formate üblich:
- XRechnung ist reines XML. Für Menschen ohne passende Software unlesbar, für Programme eindeutig. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist sie schon länger Standard.
- ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Der Mensch sieht eine normale Rechnung, die Software liest die Daten. Zählt als E-Rechnung, wenn ein passendes Profil verwendet wird; die einfachsten Profile reichen nicht.
Keine E-Rechnung ist ein normales PDF, auch nicht, wenn es per E-Mail kommt. Ebenso wenig ein Scan. Ab den genannten Fristen reicht beides für Rechnungen zwischen Unternehmen nicht mehr. Einen vorgeschriebenen Übertragungsweg gibt es übrigens nicht: E-Mail ist zulässig, ebenso ein Portal oder ein Netzwerk wie Peppol.
Rechnungseingang: der Teil, der schon jetzt gilt
Viele Unternehmen empfangen E-Rechnungen formal seit 2025, merken es aber nicht, weil bisher kaum welche kommen. Das ändert sich 2027 deutlich. Vorzubereiten ist:
- Eine feste Eingangsadresse. Ein Postfach nur für Rechnungen, das du deinen Lieferanten mitteilst. Rechnungen, die an einzelne Mitarbeiter gehen, verschwinden im Urlaub.
- Software, die die Formate lesen kann. Dein Buchhaltungsprogramm, DATEV über den Steuerberater, dein ERP oder ein eigener Rechnungseingang. Wichtig ist, dass XRechnung nicht als unlesbarer XML-Anhang im Postfach liegen bleibt.
- Prüfung und Freigabe. Wer prüft, ob Lieferung und Betrag stimmen, wer gibt frei? Mit strukturierten Daten lässt sich das weitgehend automatisch vorbereiten.
- Übergangsweise drei Wege. XRechnung, ZUGFeRD und weiterhin normale PDFs von Kleinunternehmern, aus dem Ausland und von Nachzüglern. Ein Eingang, der alle drei behandelt, spart doppelte Abläufe.
Rechnungserstellung: der Teil mit der längsten Vorlaufzeit
Beim Ausstellen kommt es darauf an, womit du heute Rechnungen schreibst. Aus unserer Erfahrung gibt es drei typische Ausgangslagen:
- Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware. Die meisten aktuellen Programme können XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen, manchmal nach einem Update oder mit einem Zusatzmodul. Prüfe, ob deine Version das schon kann, und mach eine Testrechnung an einen Kunden, der die Formate lesen kann.
- Onlineshop. WooCommerce, Shopware und andere Shopsysteme brauchen für B2B-Kunden ein Rechnungsmodul, das E-Rechnungen erzeugt. Für Privatkunden bleibt die normale PDF-Rechnung.
- Word- oder Excel-Vorlage. Diese Variante endet spätestens mit der Frist. Hier lohnt sich die Frage, ob ein Rechnungsprogramm oder eine Anbindung an vorhandene Systeme der bessere Weg ist.
Dazu kommen Stammdaten: Für jeden Geschäftskunden brauchst du eine Rechnungsadresse per E-Mail und die Pflichtangaben vollständig im System. Bei öffentlichen Auftraggebern zusätzlich die Leitweg-ID. Diese Daten sauber zu pflegen dauert länger als die technische Umstellung.
Ablage und Aufbewahrung
Aufbewahrt werden muss die E-Rechnung in ihrem Originalformat, also das XML beziehungsweise das ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML, unveränderbar und über die gesetzliche Frist lesbar, für Rechnungen nach aktuellem Stand acht Jahre. Ein Ausdruck oder ein PDF-Abbild allein reicht nicht. Wie deine Ablage die Anforderungen der GoBD im Einzelnen erfüllt, bestätigt dir dein Steuerberater; technisch sorgen wir dafür, dass Original, Prüfprotokoll und Buchungsdaten zusammen und nachvollziehbar abgelegt werden, etwa in einer Nextcloud mit Aufbewahrungsregeln oder im Dokumentenmanagement.
Wo Automatisierung hilft
Die Pflicht ist lästig, bringt aber einen echten Vorteil: Rechnungen kommen als Daten, nicht als Bild. Was bisher abgetippt wurde, lässt sich jetzt automatisch verarbeiten. Ein typischer Ablauf, den wir mit n8n auf eigenen Servern bauen: Rechnung kommt im Postfach an, Format wird erkannt, XML ausgelesen, Pflichtangaben und Dubletten geprüft, mit der Bestellung abgeglichen, zur Freigabe vorgelegt, an DATEV oder deine Buchhaltung übergeben und im Original abgelegt. Normale PDFs liest ein lokales Sprachmodell aus und markiert sie zur Kontrolle. Wie das im Detail aussieht, steht unter E-Rechnung automatisieren.
Fazit
Für die E-Rechnung solltest du jetzt den Rechnungseingang auf XRechnung und ZUGFeRD einstellen, prüfen, ob deine Rechnungssoftware die Formate erzeugen kann, Stammdaten deiner Geschäftskunden vervollständigen und die Ablage des Originals klären. Die Frist 2027 betrifft größere Unternehmen, 2028 alle anderen, Word-Vorlagen haben dann ausgedient. Wer die Umstellung nutzt, um den Rechnungseingang zu automatisieren, hat am Ende weniger Arbeit als vorher. Die steuerlichen Details klärt dein Steuerberater, die Technik übernehmen wir.
Häufige Fragen
Muss ich schon jetzt E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen annehmen können. Eine E-Mail-Adresse, an die die Rechnung geschickt werden kann, und Software, die die Formate liest, reichen dafür in der Regel aus.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein normales PDF enthält keine strukturierten Daten. Eine E-Rechnung ist entweder reines XML wie XRechnung oder ein PDF mit eingebettetem XML wie ZUGFeRD in einem passenden Profil.
Welches Format soll ich verschicken: XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide sind zulässig. ZUGFeRD ist im Geschäftsverkehr oft der pragmatischere Weg, weil der Empfänger auch ohne Software eine lesbare Rechnung sieht. Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig XRechnung. Frag bei deinen wichtigsten Kunden nach, was sie verarbeiten.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Beim Empfang ja, beim Ausstellen gibt es für Kleinunternehmer eine Ausnahme. Ob sie für dich greift, klärst du mit deinem Steuerberater.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Nach aktuellem Stand acht Jahre, und zwar im Originalformat. Ein Ausdruck oder ein PDF-Abbild der XML-Daten reicht allein nicht. Die Einzelheiten zu Fristen und Ablage bestätigt dir dein Steuerberater.
Stand: September 2026, wir aktualisieren diesen Artikel, wenn sich Rechtslage oder Technik ändern.
