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KI für Kanzleien: lokal, vertraulich, ohne Cloud

Kurz gesagt

Wir richten für Kanzleien Sprachmodelle ein, die auf eigener Hardware in der Kanzlei laufen: Akten durchsuchen, Schriftsätze zusammenfassen, Entwürfe und Standardschreiben erstellen, ohne dass Mandantendaten das Haus verlassen. Für Rechtsanwälte, Notare und Steuerberater in Jena und Thüringen, auf Wunsch bundesweit.

Fachlich geprüft von Marcel, IT-Admin & Webentwickler · Stand Oktober 2026

KI-Vorhaben besprechen Anwendungsfall Aktenrecherche

Zum AnfassenVon der Akte zur Frist

48 Seiten Akte, eine Zusammenfassung mit Seitenverweisen, ein Fristenvorschlag, der geprüft wird. Schritt für Schritt, mit erfundenem Fall.

Eingang

KI bereitet vor

Mensch entscheidet

Fiktiver Fall mit erfundenen Namen. Die KI entscheidet nichts allein, jeder Schritt hat eine Prüfung durch Menschen. Keine Rechtsberatung durch die KI; Verschwiegenheit und Auftragsverarbeitung werden vertraglich geregelt.

Das für uns prüfen lassen

Was bei dir anders istBerufsgeheimnis und Cloud-KI passen schlecht zusammen

ChatGPT kann Schriftsätze zusammenfassen, aber nur, wenn du sie hochlädst. Für Berufsgeheimnisträger ist genau das der Haken.

Als Rechtsanwalt, Notar oder Steuerberater unterliegst du der Verschwiegenheit, strafbewehrt nach § 203 StGB. Wer Mandantengeheimnisse an einen Cloud-Dienst gibt, muss prüfen, wer dort Zugriff hat, wo die Daten verarbeitet werden und ob der Anbieter als mitwirkende Person vertraglich eingebunden ist. Bei Anbietern außerhalb der EU kommen Fragen zum Drittlandtransfer und zu Zugriffsrechten fremder Behörden hinzu. Viele Kanzleien lösen das, indem sie KI-Tools schlicht verbieten, und die Mitarbeiter nutzen sie dann privat.

Die Alternative: Das Sprachmodell läuft auf einem Rechner in der Kanzlei. Kein Prompt, keine Akte, kein Schriftsatz verlässt das Haus. Für Zusammenfassen, Durchsuchen, Formulieren und Übersetzen sind offene Modelle heute gut genug. Eine juristische Prüfung, ob dein Einsatz berufsrechtlich sauber ist, ersetzen wir nicht, wir bauen die Technik so, dass die Antwort leichter fällt.

LeistungsumfangWas lokale KI in einer Kanzlei übernimmt

Keine Robo-Anwälte. Die KI liest, sucht, sortiert und schreibt Entwürfe. Die Entscheidung und die Verantwortung bleiben bei dir.

Aktenrecherche

Du fragst: „Was haben wir im Fall Müller zur Verjährung geschrieben?“ und bekommst die Antwort mit Fundstelle in der Akte. Der gesamte Bestand wird durchsuchbar, auch Altakten, vorausgesetzt, sie liegen digital vor.

Zusammenfassungen

Ein 80-seitiges Gutachten, ein langer Schriftsatz der Gegenseite, ein Jahresabschluss: auf zwei Seiten zusammengefasst, mit Verweis auf die Originalstellen zum Nachprüfen.

Entwürfe und Standardschreiben

Fristverlängerung, Mandatsbestätigung, Auskunftsersuchen, Anschreiben an das Finanzamt, die KI liefert den Entwurf im Stil deiner Kanzlei, du korrigierst und unterschreibst.

Diktat und Transkription

Spracherkennung läuft lokal auf demselben Gerät. Diktate, Besprechungsnotizen und Mandantengespräche werden zu Text, ohne dass eine Audiodatei die Kanzlei verlässt.

Posteingang sortieren

E-Mails und gescannte Post werden erkannt, dem Mandat zugeordnet und mit einem Vorschlag für die Bearbeitung an die zuständige Person weitergeleitet. Umgesetzt mit n8n auf demselben Server.

Zugriffsrechte und Betrieb

Wer welches Mandat sehen darf, gilt auch für die KI. Wir richten Rollen ein, protokollieren Zugriffe, halten Modelle aktuell und übernehmen auf Wunsch den laufenden Betrieb.

FachsoftwareDATEV, beA und Kanzleisoftware bleiben, wie sie sind

Die KI ersetzt keine Fachanwendung. DATEV bleibt DATEV, das besondere elektronische Anwaltspostfach bleibt der Weg zum Gericht, und deine Kanzleisoftware führt weiter die Akte. Das Sprachmodell arbeitet daneben mit den Dokumenten, die in deiner Ablage liegen, Netzlaufwerk, Dokumentenmanagement oder Nextcloud. Ob und wie eine tiefere Anbindung an deine Kanzleisoftware möglich ist, prüfen wir im Einzelfall; das hängt von den Schnittstellen des Herstellers ab.

AblaufIn vier Schritten zur KI in der Kanzlei

1 Termin
Anwendungsfälle
Wo geht in deiner Kanzlei Zeit verloren: Recherche, Zusammenfassen, Schreiben, Posteingang? Wir sortieren gemeinsam, was sich sofort lohnt.
2 Wochen
Test mit anonymisierten Akten
Du probierst die Anwendungsfälle auf unserer Testumgebung aus, mit anonymisierten oder fiktiven Unterlagen, bevor Hardware gekauft wird.
2 bis 4 Wochen
Aufbau in der Kanzlei
Hardware, Modelle, Oberfläche, Anbindung der Aktenablage, Rechtekonzept. Auf Wunsch ohne Internetverbindung.
laufend
Einweisung und Betrieb
Kurze Schulung: Was kann die KI, was nicht, wie prüft man Antworten. Danach Updates, Modellpflege und Erweiterung um weitere Anwendungsfälle.

Ehrlich gesagtWovon der Aufwand abhängt

Wir nennen dir einen verbindlichen Rahmen, sobald wir diese Punkte kennen.

AktenbestandDigitale Akten sind schnell angebunden. Gescannte Altakten brauchen Texterkennung, und die Qualität der Scans entscheidet über die Qualität der Antworten.
Zahl der NutzerDrei Berufsträger und zwei Fachangestellte brauchen ein anderes Gerät als eine Kanzlei mit dreißig Arbeitsplätzen.
DatenquellenEin Netzlaufwerk ist einfach. Ein Dokumentenmanagement mit eigener Datenbank und Rechtesystem dauert länger.
SicherheitsanforderungenBetrieb ohne Internet, getrennte Mandantenkreise oder besondere Protokollpflichten erhöhen den Einrichtungsaufwand.

AnwendungsfallAktenrecherche mit KI: ohne Cloud

Wie eine Kanzlei ein Sprachmodell auf eigener Hardware nutzt, um Akten und Schriftsätze zu durchsuchen, ohne dass Mandantendaten das Haus verlassen: Zum Anwendungsfall.

FAQFragen aus Kanzleien

Darf ich ChatGPT mit Mandantendaten nutzen?

Das müssen du und im Zweifel deine Kammer beantworten, nicht wir. Entscheidend ist, ob Dritte Zugriff auf Mandantengeheimnisse bekommen und wie das vertraglich abgesichert ist. Viele Kanzleien wollen diese Prüfung gar nicht erst führen und entscheiden sich für eine lokale Lösung, bei der die Frage nicht entsteht.

Ist eine lokale KI so gut wie ChatGPT?

Für die Aufgaben in einer Kanzlei, durchsuchen, zusammenfassen, Entwürfe, Übersetzungen, ja. Bei sehr komplexen Aufgaben liegen die großen Cloud-Modelle vorn. Du kannst das im Test mit anonymisierten Unterlagen selbst beurteilen, bevor du etwas kaufst.

Was passiert, wenn die KI etwas erfindet?

Das passiert, deshalb liefert unsere Einrichtung zu jeder Antwort die Fundstelle im Originaldokument. Antworten ohne Beleg sind als solche gekennzeichnet. Die KI ersetzt keine Prüfung durch den Berufsträger, sie beschleunigt sie.

Kann die KI in DATEV oder ins beA schreiben?

Nein, und das ist Absicht. Die KI arbeitet mit Dokumenten aus deiner Ablage und liefert Entwürfe. Was ins beA geht oder in DATEV gebucht wird, entscheidest du. Eine Anbindung an Schnittstellen deiner Kanzleisoftware prüfen wir im Einzelfall.

Wo steht die Hardware?

In der Kanzlei, im Serverschrank oder unter dem Schreibtisch, für kleine Teams reicht ein leises Gerät in Desktop-Größe. Wer keinen geeigneten Raum hat, kann das Gerät in unserer Hosting-Umgebung in Jena betreiben lassen. Es bleibt dein Eigentum.

Funktioniert das auch für Steuerberater und Notare?

Ja. Steuerberater nutzen die Recherche in Mandantenunterlagen und Jahresabschlüssen, Notare das Durchsuchen von Urkunden und Vorgängen. Die Verschwiegenheit gilt für alle drei Berufe gleichermaßen, die Technik ist dieselbe.

Was kostet KI für eine Kanzlei?

Einmalig Hardware und Einrichtung, laufend optional Betreuung. Keine Lizenz pro Nutzer, keine Kosten pro Anfrage. Die Höhe hängt von Aktenbestand, Nutzerzahl und Datenquellen ab, nach dem ersten Gespräch nennen wir einen verbindlichen Rahmen.

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Die KI ist ein Baustein. Dasselbe Team betreut Kanzleien bei Netzwerk, Datensicherung und Arbeitsplätzen und sorgt dafür, dass Mandanten die Kanzlei online finden: IT für Kanzleien und Online-Marketing für Rechtsanwälte.

Auch für Kanzleien: IT für Kanzleien Online-Marketing für Rechtsanwälte

Schreib uns!

Nenn uns drei Aufgaben, die in deiner Kanzlei jede Woche Zeit fressen. Wir sagen dir, welche davon eine lokale KI übernehmen kann, und welche nicht.

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