Zapier ist das einfachste Werkzeug, um Cloud-Dienste zu verbinden, Make das flexiblere mit visueller Oberfläche und EU-Rechenzentren, und n8n das einzige der drei, das du selbst betreiben kannst, auf deinem Server, im eigenen Netz, mit Zugriff auf interne Systeme und lokale KI-Modelle. Unsere Empfehlung: Für wenige Verbindungen zwischen Cloud-Tools ohne sensible Daten reichen Zapier oder Make. Sobald Kundendaten, ein ERP im eigenen Netz, viele Ausführungen oder lokale KI im Spiel sind, ist selbst gehostetes n8n die sauberere Lösung, mit dem Preis, dass sich jemand um den Betrieb kümmern muss. Juri hat mit allen drei gearbeitet und vergleicht sie hier ohne Verkaufsbrille, auch wenn unser Schwerpunkt n8n ist.
Drei Werkzeuge, drei Ansätze
Alle drei machen im Kern dasselbe: Wenn in Programm A etwas passiert, tu etwas in Programm B. Eine neue Bestellung im Shop legt einen Kunden im CRM an, ein ausgefülltes Formular erzeugt eine Aufgabe, eine eingehende Rechnung wird ausgelesen und weitergeleitet. Der Unterschied liegt darin, wo das passiert und wie viel Kontrolle du hast.
- Zapier kommt aus den USA und läuft ausschließlich in der Cloud des Anbieters. Es hat die meisten fertigen Anbindungen und die niedrigste Einstiegshürde. Abläufe sind überwiegend linear aufgebaut, Verzweigungen und Schleifen gehen, werden aber schnell unübersichtlich.
- Make, früher Integromat, ist ebenfalls ein Cloud-Dienst, bietet aber Rechenzentren in der EU an. Die Oberfläche zeigt Abläufe als Diagramm mit Verzweigungen, Filtern und Fehlerpfaden. Komplexere Szenarien sind damit übersichtlicher als bei Zapier.
- n8n stammt aus Berlin und lässt sich selbst betreiben oder als Cloud-Dienst nutzen. Der Quellcode ist offen, die Lizenz ist allerdings eine „Fair-Code“-Lizenz mit Einschränkungen für den Weiterverkauf als Dienst, keine klassische Open-Source-Lizenz. Für den Einsatz im eigenen Unternehmen spielt das keine Rolle.
Der Vergleich in einer Tabelle
| n8n (selbst betrieben) | Make | Zapier | |
|---|---|---|---|
| Wo laufen die Daten? | Auf deinem Server oder bei deinem Hoster | Cloud des Anbieters, EU-Region wählbar | Cloud des Anbieters, USA |
| Abrechnung | Keine Gebühr pro Ausführung, dafür Serverbetrieb | Abo nach Zahl der Operationen | Abo nach Zahl der Aufgaben |
| Fertige Anbindungen | Viele, dazu HTTP und eigener Code für den Rest | Viele | Die meisten |
| Interne Systeme im eigenen Netz | Direkt erreichbar | Nur über öffentliche Schnittstellen oder Tunnel | Nur über öffentliche Schnittstellen oder Tunnel |
| Lokale KI-Modelle | Direkte Anbindung an Ollama und andere lokale Modelle | Über externe Schnittstelle | Über externe Schnittstelle |
| Eigener Code | JavaScript und Python im Ablauf | Eingeschränkt | Eingeschränkt |
| Einstieg für Nicht-Techniker | Mittel | Mittel | Leicht |
| Betrieb, Updates, Backups | Du oder dein Dienstleister | Anbieter | Anbieter |
| Umzug zu einem anderen Werkzeug | Abläufe als JSON exportierbar, in jede n8n-Instanz importierbar | Export möglich, aber nur für Make nutzbar | Im Wesentlichen Neubau |
Datenschutz: der Punkt, der oft entscheidet
Bei jedem Cloud-Werkzeug laufen die Daten, die du automatisierst, über die Server des Anbieters. Das sind oft genau die Daten, um die es geht: Namen, E-Mail-Adressen, Bestellungen, Rechnungen, manchmal Gesundheitsdaten oder Mandanteninformationen. Du brauchst dann einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, und bei Zapier kommt die Übermittlung in die USA dazu, die dein Datenschutzbeauftragter bewerten muss.
Make mit EU-Region entschärft den Standort, der Anbieter bleibt aber ein Dritter, der die Daten verarbeitet. Selbst betriebenes n8n ist der einzige der drei Wege, bei dem kein zusätzlicher Anbieter beteiligt ist, vorausgesetzt, auch die angebundenen KI-Modelle laufen lokal und nicht über eine US-Schnittstelle. Wer n8n selbst betreibt, aber jeden Ablauf durch die Schnittstelle eines Cloud-Sprachmodells schickt, hat das Datenschutzproblem nur verschoben.
Was ehrlich gegen n8n spricht
Wir arbeiten gern mit n8n, aber es ist nicht für jeden die richtige Wahl.
- Jemand muss es betreiben. Updates, Backups, Überwachung, Absicherung der Webhooks, die aus dem Internet erreichbar sind. Ein n8n-Server, der ein Jahr lang nicht aktualisiert wurde, ist ein Sicherheitsrisiko.
- Die Lernkurve ist steiler als bei Zapier. Wer nur zwei Formulare mit einer Tabelle verbinden will, ist bei Zapier in einer Viertelstunde fertig.
- Manche Funktionen sind kostenpflichtig. Einige Funktionen für größere Teams, etwa zentrale Anmeldung oder getrennte Umgebungen für Test und Betrieb, gibt es nur in den bezahlten Varianten.
- Community-Erweiterungen schwanken in der Qualität. Für exotische Programme gibt es Erweiterungen von Dritten, die nicht jeder pflegt. Wir greifen im Zweifel lieber direkt auf die Schnittstelle zu.
Umgekehrt gilt für Zapier und Make: Die Kosten wachsen mit der Zahl der Ausführungen. Ein Ablauf, der bei jeder Bestellung, jeder Mail oder jedem Sensorwert läuft, wird dort irgendwann spürbar teurer als ein eigener Server. Wo genau diese Schwelle liegt, hängt von deinem Volumen und dem Tarif ab, rechne es mit deinen eigenen Zahlen nach, bevor du dich festlegst.
Unsere Empfehlung nach Situation
- Ein paar Verbindungen zwischen Cloud-Tools, keine sensiblen Daten, niemand für den Betrieb: Zapier oder Make. Make, wenn die Abläufe verzweigter werden oder EU-Hosting wichtig ist.
- Microsoft-365-Umgebung mit Abläufen innerhalb von Outlook, SharePoint und Teams: Power Automate ansehen, das ist dort oft schon lizenziert.
- Kundendaten, Rechnungen, Personaldaten oder Berufsgeheimnisse: n8n selbst betrieben, mit lokalen Modellen für KI-Schritte.
- ERP, Datenbank oder Fileserver im eigenen Netz: n8n, weil es im selben Netz laufen kann und keine Schnittstelle nach außen geöffnet werden muss.
- Viele Ausführungen am Tag: n8n, weil die Kosten nicht mit jeder Ausführung steigen.
Bestehende Abläufe aus Zapier oder Make lassen sich meist nachbauen, ein automatischer Import zwischen den Werkzeugen existiert allerdings nicht. Wenn es läuft, die Kosten passen und keine sensiblen Daten fließen, gibt es keinen Grund zu wechseln.
Fazit
Zapier ist der schnellste Einstieg, Make die flexiblere Cloud-Variante mit EU-Option, n8n die Lösung für alle, die Daten im eigenen Haus behalten, interne Systeme anbinden oder lokale KI nutzen wollen. Die Entscheidung hängt weniger an Funktionen als an zwei Fragen: Wo dürfen deine Daten laufen, und wer kümmert sich um den Betrieb? Wenn die Antworten „bei uns“ und „jemand, der das kann“ lauten, übernehmen wir das, Einrichtung, Abläufe und Betrieb beschreiben wir unter Automatisierung mit n8n, den Server dahinter unter Hosting und Managed Server.
Häufige Fragen
Ist n8n kostenlos?
Die selbst betriebene Community-Variante kostet keine Lizenzgebühr. Es fallen aber Kosten für Server, Updates, Backups und Überwachung an, entweder als eigene Arbeitszeit oder beim Dienstleister. Einige Funktionen für größere Teams gibt es nur in den bezahlten Varianten.
Ist n8n Open Source?
Der Quellcode ist öffentlich, die Lizenz ist aber eine sogenannte Fair-Code-Lizenz. Sie erlaubt den Einsatz im eigenen Unternehmen, schränkt aber den Weiterverkauf von n8n als Dienst an Dritte ein. Im strengen Sinne ist n8n deshalb kein Open Source.
Ist Make DSGVO-konform?
Make bietet Rechenzentren in der EU und einen Auftragsverarbeitungsvertrag an. Ob der Einsatz für deine Daten zulässig ist, bewertet dein Datenschutzbeauftragter. Ein Dritter, der die Daten verarbeitet, bleibt Make in jedem Fall.
Kann ich von Zapier zu n8n wechseln?
Ja, aber die Abläufe werden neu gebaut, einen automatischen Import gibt es nicht. Bei überschaubaren Abläufen ist das meist schnell erledigt, und dabei lassen sich Fehler und Umwege aus der Vergangenheit gleich mit beseitigen.
Kann n8n mit lokaler KI arbeiten?
Ja. n8n kann Sprachmodelle ansprechen, die über Ollama oder eine andere Schnittstelle auf einem eigenen Server laufen. So bleiben auch KI-Schritte wie Zusammenfassen, Klassifizieren oder Auslesen von Dokumenten im eigenen Haus.
Stand: September 2026, wir aktualisieren diesen Artikel, wenn sich Rechtslage oder Technik ändern.
