# Marketing-Automation & CRM: Anfragen erfassen, verteilen, nachfassen

- Veröffentlicht: 2026-10-09
- Aktualisiert: 2026-10-12
- Quelle: https://art-kon-tor-digital.de/marketing/marketing-automation-crm/

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Team Web & Marketing · Online-Marketing

# Marketing-Automation & CRM

Kurz gesagt

Wir verbinden Website, Formulare, Shop, Newsletter und CRM zu einem Ablauf: Jede Anfrage landet mit Quelle beim richtigen Ansprechpartner, Interessenten bekommen passende Nachrichten, und der Vertrieb sieht im CRM, woher ein Auftrag kam. Mit einem Cloud-CRM oder einem selbst gehosteten System, verknüpft über n8n auf unserem Server.

[Ablauf besprechen](#kontakt)

[Welche Systeme wir einsetzen](#systeme)

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## Zum AnfassenVom Formular zum Verantwortlichen

Lead-Routing: Was mit einer Anfrage passiert, bevor sie jemand liest. Klick auf einen Schritt.

1. **Anfrage über die Website.** Formular, Chat oder Rückruf-Wunsch. Mit dabei: die Kampagnenquelle aus Matomo.
2. **Kontakt im CRM anlegen.** Dublettenprüfung, Firma und Branche ergänzen, Quelle und Zeitpunkt festhalten.
3. **Nach Thema und Region zuordnen.** Website-Anfragen zum Marketing-Team, IT-Anfragen zum IT-Team, nach Region oder Produkt weiter verteilt.
4. **Verantwortlicher informiert.** Benachrichtigung mit Frist. Antwortet niemand, geht die Anfrage nach einem Tag an die Vertretung.
5. **Eingangsbestätigung.** Der Interessent bekommt sofort eine Antwort mit Name und Telefonnummer der Person, die sich meldet.
6. **Wochenbericht.** Montags: Anfragen nach Quelle, offene Leads nach Person, Abschlüsse nach Kampagne. Ohne Abtippen.

## Rechne nachWie viel Zeit im Weiterleiten steckt

Anfragen sortieren, eintragen, nachfassen: Trag ein, wie oft das pro Woche passiert.

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Stunden pro Woche

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Arbeitstage pro Jahr

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einer Vollzeitstelle

Jedes Kästchen ist ein Arbeitstag im Jahr. Trag oben Werte ein oder wähle ein Beispiel.

So rechnen wir
Vorgänge pro Woche × Minuten je Vorgang × automatisierbarer Anteil = Minuten pro Woche. Ein Jahr rechnen wir mit 46 Arbeitswochen, ein Arbeitstag mit 8 Stunden, eine Vollzeitstelle mit 230 Arbeitstagen. Der Anteil ist deine Schätzung; bei Rechnungseingang und Dokumentenablage liegt er in Projekten meist über der Hälfte, bei Vorgängen mit Rücksprachen darunter. Das Ergebnis ist eine Größenordnung, kein Versprechen.

[Das bei uns prüfen lassen](#kontakt)

## AusgangslageAnfragen kommen an. Und dann?

Die Website erzeugt Anfragen, die Kampagne liefert Kontakte, der Shop hat Kunden, der Newsletter Abonnenten. In vielen Unternehmen liegen diese Daten in vier Systemen, und ob aus einer Anfrage ein Auftrag wurde, weiß nur der Kollege, der sie bearbeitet hat. Marketing-Automation bringt die Daten zusammen und nimmt dem Team die Handarbeit ab, die niemand gern macht: weiterleiten, eintragen, nachfassen, auswerten.

Das ist eine Leistung beider Teams. Das Marketing-Team legt fest, was passieren soll; das IT-Team baut die Verbindungen und betreibt sie auf unserem Server, damit Kontaktdaten nicht über fremde Dienste laufen müssen.

## LeistungsumfangWas wir einrichten

### CRM-Auswahl und Einrichtung

Ein Cloud-CRM oder ein selbst gehostetes Open-Source-System auf unserem Server. Wir wählen nach Teamgröße, Vertriebsprozess und Datenschutzanforderung, richten Pipeline, Felder und Rechte ein und importieren Bestandskontakte.

### Lead-Routing

Formulare, Chat, Telefonanfragen und Shop-Registrierungen landen automatisch im CRM, mit Kampagnenquelle, und werden nach Thema, Region oder Produkt dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen. Mit Benachrichtigung und Frist.

### Nachfass-Strecken

Wer eine Checkliste lädt oder ein Angebot anfordert, bekommt in den folgenden Tagen passende Informationen, nicht dieselbe Werbemail wie alle. Mit Double-Opt-in, Abmeldung in jeder Mail und Stopp, sobald der Vertrieb übernimmt.

### Newsletter

Aufbau mit einem Newsletter-Dienst oder selbst gehostet auf unserem Server, Vorlagen im Corporate Design, Segmente nach Interesse, Anmeldung über Website und Shop. Redaktionsplan auf Wunsch gemeinsam.

### Shop und ERP anbinden

Bestellungen, Warenkorbabbrüche und Kundengruppen aus WooCommerce oder Shopware ins CRM; Kundendaten aus dem ERP zurück. Für Händler mit B2B-Kunden auch Preislisten und Bestellhistorie im Portal.

### Berichte

Jeden Montag ein Bericht: Anfragen nach Quelle, offene Leads nach Mitarbeiter, Abschlüsse nach Kampagne. Aus Matomo, CRM und Shop, ohne dass jemand Zahlen abtippt.

## SystemeWomit wir arbeiten

Wir sind an kein System gebunden und empfehlen nach Bedarf. Die Tabelle zeigt, wann wir was einsetzen.

|  | Cloud-CRM | Newsletter-Dienst | Selbst gehostet (Open Source + n8n) |
| --- | --- | --- | --- |
| Passt, wenn | Vertriebsteam mit Pipeline, viele Integrationen gewünscht, Lizenz pro Nutzer in Ordnung | Newsletter und einfaches Kontaktmanagement in einem, kleine und mittlere Teams | Daten sollen im Haus oder in Deutschland bleiben, keine Lizenz pro Nutzer, eigene Anpassungen |
| Datenhaltung | Rechenzentren des Anbieters, EU-Region wählbar | Rechenzentren des Anbieters in der EU | Dein Server oder unser Rechenzentrum in Deutschland |
| Kosten | Lizenz nach Funktionsumfang und Kontakten | Lizenz nach Versandvolumen und Kontakten | Betrieb und Betreuung, keine Lizenz pro Nutzer |
| Verbindung zu Website und Shop | Schnittstelle des Anbieters und n8n | Schnittstelle des Anbieters und n8n | n8n |

Die Verbindungen zwischen den Systemen bauen wir mit [n8n](/ki/automatisierung-n8n/), selbst gehostet auf unserem Server. Das Werkzeug wird unter einer Fair-Code-Lizenz entwickelt, der Quellcode ist einsehbar, und deine Kontaktdaten laufen nicht über einen Automatisierungsdienst in den USA.

## DatenschutzWas bei Kontaktdaten einzuhalten ist

Automation heißt, dass personenbezogene Daten zwischen Systemen fließen. Deshalb gehört zu jedem Projekt eine Übersicht, welche Daten wohin gehen und auf welcher Grundlage. Wir richten Double-Opt-in für Newsletter ein, trennen Werbe-Einwilligung von Vertragskommunikation, setzen Löschfristen für Kontakte ohne Reaktion und schließen die Verträge zur Auftragsverarbeitung mit den Anbietern. Die rechtliche Bewertung übernimmt dein Datenschutzbeauftragter; die technische Umsetzung dokumentieren wir so, dass er sie prüfen kann.

## BeispieleWas sich im Marketing automatisieren lässt

Den meisten fehlt nicht der Wille, sondern die Vorstellung, was alles geht. Deshalb hier ein Katalog: Abläufe, die Zeit sparen, Wirkung erhöhen oder dem Team die Arbeit abnehmen, die niemand gern macht. Klick auf einen Ablauf für die Schritte und den Nutzen.

Bereich
AlleAnfragen & VertriebContent & Social MediaE-Mail & NewsletterShop & BestandskundenAnzeigen & KampagnenAuswertung & ReportingRecruitingLokale Sichtbarkeit & Bewertungen

Ziel
AlleZeit sparenWirkung erhöhenTeam entlastenKosten senken

**25** von 25 Abläufen

- AuslöserFormular, Chat oder Rückruf-Wunsch KIThema und Region erkennen AutomatischIm CRM mit Kampagnenquelle anlegen ErgebnisZuständiger informiert, Frist läuft **Was es bringt:** Die Antwortzeit sinkt von Tagen auf Stunden. Wer zuerst antwortet, bekommt den Auftrag öfter. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserNeuer Kontakt im CRM AutomatischFirmendaten und Verhalten auf der Website ergänzen KIPassung und Kaufabsicht einschätzen ErgebnisSortierte Liste für den Vertrieb **Was es bringt:** Der Vertrieb ruft zuerst die an, die am ehesten kaufen. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserAngebot ohne Reaktion KIPersönlicher Nachfass-Entwurf Mensch entscheidetSenden mit einem Klick ErgebnisStatus im CRM **Was es bringt:** Ein Teil der verlorenen Angebote wird zu Aufträgen, nur weil jemand nachfragt. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserDownload einer Checkliste AutomatischEinwilligung und Doppel-Opt-in AutomatischDrei passende Mails über zwei Wochen ErgebnisStopp, sobald der Vertrieb übernimmt **Was es bringt:** Interessenten bekommen Inhalte zum Thema, nicht die Werbemail für alle. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserMonatlicher Redaktionstermin AutomatischNeue Beiträge, Produkte, Termine sammeln KIEntwurf mit Teasertexten Mensch entscheidetRedaktion kürzt, prüft, sendet **Was es bringt:** Der Newsletter kostet eine Stunde Redaktion statt einen Tag Zusammensuchen. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserKlick, Kauf oder Seitenbesuch AutomatischInteressen-Tags im CRM setzen AutomatischVersand nur an passende Segmente ErgebnisHöhere Öffnungs- und Klickraten **Was es bringt:** Weniger Mails, mehr Reaktion. Abmeldungen gehen zurück. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserFotos im Projektordner KIDrei Textvarianten im Ton des Hauses Mensch entscheidetAuswahl und Freigabe ErgebnisGeplant in allen Kanälen **Was es bringt:** Kanäle bleiben lebendig, ohne dass jemand abends Beiträge schreibt. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserBeitrag veröffentlicht KILinkedIn-Post, Newsletter-Teaser, Kurzfassung Mensch entscheidetFreigabe ErgebnisEin Inhalt, fünf Formate **Was es bringt:** Jeder Beitrag arbeitet in mehreren Kanälen, nicht nur einmal. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserWöchentlich AutomatischSuchanfragen aus Search Console und Matomo KIThemen clustern, Fragen formulieren ErgebnisThemenliste mit Suchvolumen für die Redaktion **Was es bringt:** Die Redaktion startet mit Daten statt mit Brainstorming. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserSeite geändert AutomatischKurzantwort, strukturierte Daten, llms.txt aktualisieren KIPrüffragen: Würde ChatGPT diese Seite zitieren? ErgebnisBericht mit Verbesserungen **Was es bringt:** Sichtbarkeit in ChatGPT, Perplexity und Google AI wird gepflegt, nicht gehofft. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserWarenkorb zwei Stunden offen AutomatischEinwilligung prüfen KIErinnerung mit den Produkten im Korb ErgebnisMail, oder Stopp bei Kauf **Was es bringt:** Ein Teil der Abbrecher kauft doch, ohne dass jemand etwas tut. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserBestellung zugestellt AutomatischBewertungsbitte nach fünf Tagen KIPassendes Zubehör vorschlagen ErgebnisErinnerung, wenn Verbrauchsmaterial zur Neige geht **Was es bringt:** Bestandskunden kaufen wieder, Bewertungen kommen von selbst. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserKein Kauf seit zwölf Monaten KIAnlass und Angebot je Kundengruppe Mensch entscheidetKampagne freigeben ErgebnisReaktivierungsmail mit Erfolgsmessung **Was es bringt:** Ein alter Kunde ist günstiger zurückzugewinnen als ein neuer zu werben. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserTäglich AutomatischKosten je Anfrage aus Ads, Meta und Matomo KIUmschichtungsvorschlag mit Begründung Mensch entscheidetFreigabe oder Autopilot innerhalb von Grenzen **Was es bringt:** Budget läuft dorthin, wo Anfragen entstehen, nicht wo Klicks billig sind. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserNeue Kampagne oder schwache Anzeige KIZehn Varianten nach Vorgaben Mensch entscheidetAuswahl von vier ErgebnisTest läuft, Gewinner wird übernommen **Was es bringt:** Testen wird zur Routine, nicht zur Ausnahme. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserMatomo: Absprungrate steigt AutomatischKampagne pausieren, Team benachrichtigen ErgebnisKein Budget auf eine kaputte Seite **Was es bringt:** Ein defektes Formular kostet keinen Tag Anzeigenbudget mehr. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserAuftrag im CRM gewonnen AutomatischBesuchsquelle aus Matomo zuordnen AutomatischUmsatz je Kampagne und Kanal ErgebnisWelcher Kanal bringt Aufträge, nicht nur Klicks **Was es bringt:** Entscheidungen über Budget beruhen auf Aufträgen, nicht auf Klicks. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserMontag 7 Uhr AutomatischMatomo, Ads, CRM, Shop abfragen KIWas sich geändert hat, in drei Sätzen ErgebnisBericht an Geschäftsführung und Team **Was es bringt:** Niemand kopiert montags Zahlen in Folien. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserWöchentlich AutomatischPreise, Angebote, Beiträge der Wettbewerber abrufen KIVeränderungen zusammenfassen ErgebnisKurzbericht ans Marketing **Was es bringt:** Recherche, die sonst Stunden kostet, kommt als Zusammenfassung. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserStelle veröffentlicht AutomatischStrukturierte Daten für Google for Jobs KISocial-Post und Kurztext ErgebnisAnzeige in Jobbörsen, Social Media, Newsletter **Was es bringt:** Eine Stelle wird einmal geschrieben und überall gefunden. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserBewerbung eingegangen AutomatischBestätigung mit Ansprechpartner und Ablauf AutomatischErinnerung ans Team nach drei Tagen ErgebnisBewerber wissen, woran sie sind **Was es bringt:** Gute Bewerber springen nicht ab, weil sie zwei Wochen nichts hören. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserNeue Leistung, Öffnungszeit oder Beitrag AutomatischProfil aktualisieren, Beitrag anlegen KIAntworten auf häufige Fragen pflegen ErgebnisProfil, das Google als gepflegt erkennt **Was es bringt:** Das Profil ist der erste Eindruck. Es stimmt immer. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserNeue Bewertung KIStimmung und Antwortentwurf Mensch entscheidetKritik: Inhaber entscheidet ErgebnisAntwort veröffentlicht **Was es bringt:** Jede Bewertung bekommt eine Antwort, kritische die richtige Person. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserAuftrag abgeschlossen AutomatischZufriedenheit kurz abfragen AutomatischZufriedene zur Bewertung einladen, Unzufriedene zum Gespräch ErgebnisMehr und bessere Bewertungen **Was es bringt:** Bewertungen entstehen aus guten Projekten, systematisch statt zufällig. [Das für uns einrichten](#kontakt)
- AuslöserVisitenkarten-Fotos oder Scan-Liste KIKontaktdaten und Gesprächsnotiz erfassen AutomatischIm CRM anlegen, Dankesmail am Folgetag ErgebnisAufgabe für den Vertrieb **Was es bringt:** Messekontakte werden am nächsten Tag angeschrieben, nicht nach drei Wochen. [Das für uns einrichten](#kontakt)

Zu dieser Kombination haben wir noch keinen Ablauf aufgeschrieben. Das heißt nicht, dass es ihn nicht gibt: [Beschreib uns die Aufgabe](#kontakt).

Die Abläufe laufen auf unserem Server in Jena oder bei dir im Haus. Kontaktdaten bleiben in deinen Systemen; wo Einwilligungen nötig sind, prüft der Ablauf sie zuerst.

## AblaufSo führen wir Marketing-Automation ein

1. 1 Workshop Prozess aufzeichnen Wie kommt heute eine Anfrage herein, wer bearbeitet sie, was passiert danach. Wir zeichnen den Weg auf und markieren, wo Zeit verloren geht oder Kontakte liegen bleiben.
2. 1 bis 2 Wochen System und Datenfluss festlegen CRM auswählen, Felder und Pipeline definieren, Datenschutz klären, Bestandsdaten bereinigen. Erst dann wird gebaut.
3. 2 bis 4 Wochen Verbindungen bauen Formulare, Shop, Newsletter und CRM verknüpfen, Nachfass-Strecken anlegen, Berichte einrichten. Mit Testkontakten, bevor echte Daten fließen.
4. laufend Betrieb und Anpassung Wir überwachen die Abläufe, erweitern sie bei neuen Kampagnen und schulen das Team. Was nicht genutzt wird, bauen wir wieder ab.

## FAQHäufige Fragen zu Marketing-Automation und CRM

Lohnt sich das für ein Unternehmen mit zehn Anfragen im Monat?
Wenn jede Anfrage zählt, ja, dann in kleiner Form: Formular ins CRM, Zuständigkeit, Erinnerung nach drei Tagen ohne Antwort. Aufwendige Nachfass-Strecken lohnen sich erst bei mehr Volumen. Wir bauen, was zum Umfang passt.

Wir haben schon ein CRM. Könnt ihr damit arbeiten?
Ja. Oft ist das System vorhanden, aber nur zur Hälfte eingerichtet. Wir prüfen Felder, Pipeline, Formulare und Verbindungen, räumen auf und ergänzen, was fehlt.

Was unterscheidet das von einem Newsletter-Tool?
Ein Newsletter geht an alle. Automation reagiert auf das, was ein Kontakt tut: Download, Anfrage, Bestellung, Inaktivität. Und sie verbindet Marketing mit Vertrieb, damit beide dieselben Daten sehen.

Müssen unsere Kontakte in eine US-Cloud?
Nein. Mit einem selbst gehosteten CRM, einem selbst gehosteten Newsletter-System und n8n auf unserem Server bleiben die Daten in Deutschland. Wer ein Cloud-CRM nutzen will, bekommt es mit EU-Region und Auftragsverarbeitungsvertrag.

Wer pflegt das später?
Dein Team arbeitet im CRM und im Newsletter-Werkzeug, dafür schulen wir es. Die Verbindungen im Hintergrund betreiben wir, mit Überwachung und Anpassung bei Änderungen an den Systemen.

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[IT & KI**Automatisierung mit n8n**Das Werkzeug hinter den Verbindungen, auch für Rechnungen, Dokumente und ERP.](/ki/automatisierung-n8n/)

## Wo bleiben eure Anfragen liegen?

Beschreib uns in drei Sätzen, wie eine Anfrage heute bei euch läuft. Wir zeigen dir, was sich automatisieren lässt und was nicht, innerhalb von 48 Stunden.

[Ablauf besprechen](#kontakt)