# KI-Beratung & Automatisierung aus Jena

- Veröffentlicht: 2026-09-18
- Aktualisiert: 2026-10-12
- Quelle: https://art-kon-tor-digital.de/ki/

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Team IT & KI · KI & Automatisierung

# KI-Beratung & Automatisierung aus Jena

Kurz gesagt

Wir beraten kleine und mittlere Unternehmen in Jena, Thüringen und bundesweit beim Einsatz von KI und automatisieren ihre Abläufe, mit n8n, lokalen Sprachmodellen, Wissensdatenbanken und Datenanalysen. Alles läuft auf deinem Server oder in unserem Hosting, betrieben von demselben Team, das es gebaut hat. Firmendaten gehen dabei nicht an US-Anbieter.

[KI-Vorhaben besprechen](#kontakt)

[Zu den Leistungen](#leistungen)

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## Rechne nachWie viel Zeit in Handarbeit steckt

Ein Vorgang, der jede Woche vorkommt, summiert sich. Der Rechner zeigt, wie viele Arbeitstage im Jahr das sind.

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Stunden pro Woche

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Arbeitstage pro Jahr

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einer Vollzeitstelle

Jedes Kästchen ist ein Arbeitstag im Jahr. Trag oben Werte ein oder wähle ein Beispiel.

So rechnen wir
Vorgänge pro Woche × Minuten je Vorgang × automatisierbarer Anteil = Minuten pro Woche. Ein Jahr rechnen wir mit 46 Arbeitswochen, ein Arbeitstag mit 8 Stunden, eine Vollzeitstelle mit 230 Arbeitstagen. Der Anteil ist deine Schätzung; bei Rechnungseingang und Dokumentenablage liegt er in Projekten meist über der Hälfte, bei Vorgängen mit Rücksprachen darunter. Das Ergebnis ist eine Größenordnung, kein Versprechen.

[Das bei uns prüfen lassen](#kontakt)

## HaltungSouverän und selbst betrieben

KI ist für uns kein Abo, das man bucht, sondern Infrastruktur, die man besitzt und versteht.

Die meisten KI-Angebote für Unternehmen laufen darauf hinaus, Firmendaten in die Cloud eines US-Anbieters zu schicken und dafür pro Nutzer zu zahlen. Das kann in Ordnung sein. Für Kanzleien, Praxen, Ingenieurbüros oder Betriebe mit Kundendaten und Kalkulationen ist es das oft nicht. Deshalb bauen wir KI und Automatisierung so, dass du sie selbst betreiben kannst: auf einem [eigenen KI-Server](/ki/lokaler-ki-server/), in unserem Hosting in Jena oder, wo es passt, mit einem europäischen Anbieter. Offene Modelle wie Llama, Mistral oder Qwen und offene Werkzeuge wie n8n, Open WebUI und Nextcloud sind dafür die Basis.

Das zweite Prinzip: Wir fangen nicht bei der Technik an, sondern bei der Aufgabe, die dich jede Woche Zeit kostet. Erst wenn klar ist, was die KI tun soll, entscheiden wir, ob dafür ein kleines Modell auf einem Bürorechner reicht oder ein GPU-Server nötig ist. Wenn wir der Meinung sind, dass sich ein Vorhaben nicht lohnt, sagen wir das. Wie du zwischen lokaler KI, EU-Cloud und ChatGPT entscheidest, haben wir in einem [Ratgeber](/wissen/lokale-ki-eu-cloud-oder-chatgpt-eine-entscheidungshilfe/) zusammengefasst.

- Offene Software statt Lizenz pro Nutzer: n8n (Fair-Code), Ollama, Open WebUI, PostgreSQL, Nextcloud
- Betrieb aus einer Hand: das Team, das den Workflow baut, betreibt auch den Server
- Anwendungsfall vor Technik: ein Testbetrieb mit echten Aufgaben, bevor du Hardware kaufst

## LeistungenWas wir im Bereich KI & Automatisierung anbieten

[**Lokaler KI-Server**Ein Rechner mit Grafikkarte, auf dem Sprachmodelle bei dir im Haus laufen. Wir planen die Hardware, richten Modelle und Oberfläche ein und übernehmen den Betrieb.*Zum KI-Server →*](/ki/lokaler-ki-server/)

[**Automatisierung mit n8n**Abläufe zwischen E-Mail, ERP, CRM, Shop und DATEV automatisieren, selbst gehostet, mit KI-Bausteinen, wo sie Inhalte verstehen müssen.*Zur Automatisierung →*](/ki/automatisierung-n8n/)

[**KI-Wissensdatenbank**Ein interner Chat, der Fragen aus deinen Dokumenten beantwortet und die Fundstelle nennt. Mit Anbindung an Nextcloud, Fileserver oder Wiki.*Zur Wissensdatenbank →*](/ki/wissensdatenbank/)

[**Datenanalyse & Data Mining**Muster in ERP-, Shop- und Maschinendaten finden: Kundenabwanderung, Absatzprognose, Ausschuss. Einstieg über einen Daten-Check.*Zur Datenanalyse →*](/ki/datenanalyse/)

[**E-Rechnung automatisieren**Rechnungseingang zentral erfassen, ZUGFeRD und XRechnung auslesen, prüfen, freigeben und an DATEV übergeben.*Zur E-Rechnung →*](/ki/e-rechnung-automatisieren/)

[**KI-Chatbot & KI-Suche für Websites**Besucher bekommen Antworten aus deinen eigenen Inhalten, selbst gehostet, mit klaren Grenzen und Übergabe an einen Menschen.*Zum Chatbot →*](/ki/ki-chatbot-website/)

## AnwendungsfälleWas KI und Automatisierung in deinem Unternehmen tun können

Die häufigste Frage im ersten Gespräch lautet: „Was könnte man bei uns damit machen?“ Hier sind Antworten, sortiert nach Abteilung und Branche. Jeder Ablauf zeigt, wo die KI arbeitet, wo ein Mensch entscheidet und was dabei herauskommt.

Abteilung
AlleGeschäftsführungVertriebMarketingBuchhaltungEinkaufPersonalKundenserviceITProduktion & LogistikRecht & ComplianceVerwaltung & Backoffice

Branche
AlleBranchenübergreifendHandwerk & BauArztpraxis & GesundheitKanzlei & SteuerberatungIndustrie & MaschinenbauHandel & OnlineshopLogistikLabor & BiotechVerein, Kultur & VeranstaltungAgentur & BeratungImmobilien & HausverwaltungGastronomie & HotelÖffentliche Stellen & KammernBildung & Weiterbildung

**48** von 48 Abläufen

- AuslöserRechnung im Postfach KIBeträge, Positionen, Lieferant auslesen AutomatischGegen Bestellung prüfen Mensch entscheidetFreigabe ErgebnisBuchungssatz an DATEV **Was es bringt:** Kein Abtippen, keine Rechnung mehr in der Ablage vergessen, Skonto wird genutzt. **Womit:** n8n, lokales Sprachmodell, DATEV-Schnittstelle [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserZahlungsziel überschritten AutomatischOffene Posten aus dem ERP KIMahntext nach Kundenbeziehung formulieren Mensch entscheidetFreigabe je Stufe ErgebnisVersand und Wiedervorlage **Was es bringt:** Gute Kunden werden freundlich erinnert, notorische Spätzahler konsequent. Niemand verwaltet Excel-Listen. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserFoto in den Nextcloud-Ordner KIBetrag, Datum, Mehrwertsteuer erkennen AutomatischReise zuordnen, Pauschalen rechnen ErgebnisAbrechnung zur Unterschrift **Was es bringt:** Die Abrechnung entsteht unterwegs, nicht am Monatsende. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserFormular, Mail oder Anruf-Notiz KIThema, Region, Dringlichkeit erkennen AutomatischIm CRM anlegen, Quelle merken ErgebnisVerantwortlicher informiert, Frist gesetzt **Was es bringt:** Keine Anfrage liegt drei Tage im Sammelpostfach. Die Antwortzeit wird messbar. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserAnfrage mit Leistungsbeschreibung KIPositionen aus der Preisliste vorschlagen AutomatischAngebot im ERP als Entwurf anlegen Mensch entscheidetPrüfen, anpassen, senden **Was es bringt:** Der Vertrieb beginnt beim Entwurf statt beim leeren Blatt. Vergleichbare Angebote, weniger Fehler. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserAngebot zehn Tage ohne Reaktion KINachfass-Mail im Ton des Erstkontakts entwerfen Mensch entscheidetEin Klick: senden oder anpassen ErgebnisStatus im CRM aktualisiert **Was es bringt:** Nachfassen passiert zuverlässig, ohne dass jemand eine Liste führt. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserSprachnotiz vom Handy KITranskribieren, Aufgaben und Zusagen herausziehen AutomatischKontakt und Aufgaben im CRM anlegen ErgebnisBericht liegt vor Ankunft im Büro **Was es bringt:** Der Außendienst diktiert im Auto, die Innendienst-Kollegin sieht alles sofort. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserNeuer Kontakt im CRM AutomatischFirmendaten ergänzen KIPassung zu euren Zielkunden einschätzen ErgebnisPriorität und Vorschlag für den nächsten Schritt **Was es bringt:** Zeit geht in die Kontakte, bei denen sie etwas bringt. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserFotos im Projektordner KIDrei Textvarianten im Ton des Hauses Mensch entscheidetAuswahl, Freigabe, Termin ErgebnisGeplant in den Kanälen **Was es bringt:** Aus jeder Baustelle, jedem Gericht und jedem Konzert wird ohne Aufwand ein Beitrag. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserNeue Google-Bewertung KIStimmung erkennen, Antwort entwerfen Mensch entscheidetBei Kritik: Inhaber entscheidet ErgebnisAntwort veröffentlicht, Vorgang dokumentiert **Was es bringt:** Jede Bewertung bekommt eine Antwort, kritische landen beim Chef statt beim Praktikanten. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserMontag, 7 Uhr AutomatischZahlen aus drei Systemen ziehen KIAuffälligkeiten in zwei Sätzen erklären ErgebnisBericht im Postfach der Geschäftsführung **Was es bringt:** Niemand kopiert montags Zahlen in Folien. Die Zusammenfassung sagt, was sich geändert hat. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserNeuer Artikel im PIM oder ERP KIBeschreibung, Vorteile, Suchbegriffe Mensch entscheidetStichprobe und Freigabe ErgebnisArtikel im Shop online **Was es bringt:** Hunderte Artikel bekommen Texte, die verkaufen, statt Herstellerkauderwelsch. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserBewerbung per Mail oder Formular AutomatischUnterlagen in die Nextcloud, Eintrag in die Liste AutomatischBestätigung mit Ansprechpartner Mensch entscheidetSichtung durch das Team **Was es bringt:** Jeder Bewerber hört innerhalb von Minuten etwas. Die Bewertung bleibt bewusst bei Menschen. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserEintrittsdatum im Personalsystem AutomatischKonten in Mail, Nextcloud, Fachanwendung AutomatischRechte nach Rolle, Hardware-Bestellung ErgebnisCheckliste an Team und Vorgesetzte **Was es bringt:** Am ersten Tag funktioniert alles. Beim Austritt läuft dieselbe Liste rückwärts, vollständig. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserAntrag im Portal AutomatischResturlaub, Teamkalender, Mindestbesetzung prüfen Mensch entscheidetGenehmigung mit einem Klick ErgebnisKalender, Lohnabrechnung, Vertretung informiert **Was es bringt:** Keine Zettel, keine Doppelbuchungen, die Besetzung bleibt gesichert. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserAblaufdatum rückt näher AutomatischBetroffene Mitarbeiter und Termine ermitteln ErgebnisErinnerung mit Buchungslink, Nachweis im Ordner **Was es bringt:** Erste Hilfe, Staplerschein, Datenschutzunterweisung: nichts läuft unbemerkt ab. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserMail oder Ticket KIThema, Dringlichkeit, Antwortvorschlag aus der Wissensbasis Mensch entscheidetPrüfen und senden ErgebnisEskalation, wenn Kunde erneut schreibt **Was es bringt:** Standardfragen kosten Sekunden, komplizierte Fälle bekommen die Zeit, die sie brauchen. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserFrage im Chat AutomatischPassende Stellen in Dokumenten finden KIAntwort mit Quellenangabe formulieren ErgebnisAntwort plus Link zur Fundstelle **Was es bringt:** Neue Kollegen finden Antworten, ohne jemanden zu stören. Die Quelle steht immer dabei. **Womit:** Wissensdatenbank auf Nextcloud-Dokumenten [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserTermin im Kalender AutomatischBestätigung sofort, Erinnerung einen Tag vorher AutomatischNach dem Termin: Unterlagen oder Bewertungsbitte ErgebnisWeniger Ausfälle, volle Termine **Was es bringt:** Ausgefallene Termine kosten am meisten. Die Erinnerung senkt sie spürbar. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserRechnung eingegangen AutomatischBestellung und Lieferschein aus dem ERP KIAbweichungen erkennen und erklären Mensch entscheidetNur Abweichungen prüfen **Was es bringt:** Der Einkauf sieht nur die drei Rechnungen, die nicht passen, nicht alle dreihundert. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserTäglicher Bestandsabgleich KIBedarf aus Verbrauch, Saison, Lieferzeit schätzen Mensch entscheidetVorschlag bestätigen ErgebnisBestellung an den Lieferanten **Was es bringt:** Weniger Lagerbestand, weniger Fehlteile. Die Erfahrung des Einkäufers bleibt der letzte Schritt. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserAngebote per Mail KIPreise, Lieferzeiten, Bedingungen in eine Tabelle AutomatischMit Liefertreue der Vergangenheit anreichern ErgebnisVergleich zur Entscheidung **Was es bringt:** Drei PDF-Angebote werden in Minuten vergleichbar. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserMesswerte laufen ein KIAbweichung vom Normalbild erkennen AutomatischKontext sammeln: Auftrag, Schicht, letzte Wartung ErgebnisMeldung an den richtigen Menschen **Was es bringt:** Die Meldung kommt vor dem Stillstand, mit Kontext statt Fehlernummer. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserSchichtende AutomatischStückzahlen, Störungen, Ausschuss aus den Systemen KIKurzbericht in Klartext ErgebnisÜbergabe im Chat und im Archiv **Was es bringt:** Die nächste Schicht liest zwei Absätze statt zehn Bildschirme. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserAuftrag kommissioniert AutomatischTour zuordnen, Zeitfenster berechnen AutomatischKunde per Mail oder SMS informieren ErgebnisNachweis im Auftrag **Was es bringt:** Weniger Rückfragen, weniger vergebliche Zustellungen. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserVertrag als PDF KILaufzeit, Kündigung, Haftung, Auffälligkeiten herausziehen AutomatischFristen in den Kalender Mensch entscheidetJurist prüft die markierten Stellen **Was es bringt:** Kein Vertrag verlängert sich mehr unbemerkt. Die Prüfung beginnt bei den heiklen Stellen. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserRechtsfrage im internen Chat AutomatischÄhnliche Fälle in der Aktenablage finden KIZusammenfassung mit Fundstellen ErgebnisAntwort bleibt im Haus, nichts geht in eine Cloud **Was es bringt:** Die Erfahrung der Kanzlei wird durchsuchbar, ohne Mandantendaten preiszugeben. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserAuskunfts- oder Löschanfrage AutomatischDaten in CRM, Shop, Mail, Ablage finden Mensch entscheidetFreigabe durch Datenschutzbeauftragten ErgebnisAuskunft oder Löschprotokoll **Was es bringt:** Die Frist von einem Monat wird ohne Hektik eingehalten. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserBrief per Fax, Post-Scan oder KIM KIPatient, Absender, Dringlichkeit erkennen AutomatischIn der Praxissoftware zuordnen Mensch entscheidetArzt sieht Dringendes zuerst **Was es bringt:** Die Anmeldung sortiert nicht mehr Post, sondern kümmert sich um Patienten. Alles bleibt in der Praxis. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserNachricht auf der Mailbox KITranskribieren, Anliegen und Rückrufnummer erkennen AutomatischAufgabe für das Team anlegen Mensch entscheidetRückruf oder Rezept **Was es bringt:** Keine Nachricht geht verloren, das Abhören entfällt. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserMonteur füllt Formular vor Ort aus KIFreitext und Fotos zu einem Protokoll ordnen AutomatischPDF erzeugen, im Objekt ablegen, Kunde informieren ErgebnisNächster Wartungstermin eingeplant **Was es bringt:** Das Protokoll ist fertig, wenn der Monteur vom Hof fährt. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserMeldung per Portal, Mail oder Telefon KIGewerk, Dringlichkeit, Objekt erkennen AutomatischAuftrag an den Rahmenvertrags-Handwerker ErgebnisMieter bekommt Status, Verwaltung die Kosten **Was es bringt:** Ein tropfender Hahn braucht keine drei Telefonate mehr. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserAbrechnungsjahr abgeschlossen KIBelege den Kostenarten zuordnen AutomatischUmlageschlüssel anwenden, Plausibilität prüfen Mensch entscheidetFreigabe je Objekt **Was es bringt:** Wochen Handarbeit werden zu Tagen Prüfung. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserMail, Formular oder Nachricht KIAnliegen erkennen, Antwort aus Speisekarte und Hausregeln AutomatischReservierung im System eintragen Mensch entscheidetSonderwünsche an die Küche **Was es bringt:** Das Telefon klingelt seltener während des Service. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserReservierungsstand am Vorabend KIMengen aus Rezepten und Erfahrungswerten schätzen ErgebnisBestellliste je Lieferant **Was es bringt:** Weniger Verderb, kein Ausverkauft beim Lieblingsgericht. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserAntrag über die Website AutomatischMitglied anlegen, Lastschriftmandat, Willkommensmail AutomatischBeitragslauf und Mahnung nach Satzung ErgebnisKassenwart sieht nur Ausnahmen **Was es bringt:** Ehrenamt verwaltet Menschen, nicht Tabellen. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserTermin im Spielplan AutomatischTicketshop, Kontingente, Preisgruppen AutomatischEinlassliste aufs Handy, Scan ohne Netz ErgebnisAbrechnung je Veranstalter, Übergabe an die Buchhaltung **Was es bringt:** Vom Spielplan bis zur Abrechnung ein System, ohne Portalgebühr. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserMessgerät liefert Datei AutomatischGrenzwerte und Plausibilität prüfen KIAuffälligkeiten beschreiben Mensch entscheidetFreigabe durch Laborleitung **Was es bringt:** Dokumentation nach GLP, ohne dass jemand Werte abschreibt. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserBewilligungsbescheid abgelegt KIFristen, Nachweispflichten, Berichtstermine herauslesen AutomatischKalender und Aufgaben anlegen ErgebnisErinnerung mit Checkliste rechtzeitig vorher **Was es bringt:** Kein Verwendungsnachweis geht mehr auf den letzten Drücker raus. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserAnfrage per Mail oder Formular KIAntwort aus Satzung, Gebührenordnung, Merkblättern mit Quelle Mensch entscheidetSachbearbeiter prüft und sendet ErgebnisAntwortzeit sinkt, Antworten werden einheitlich **Was es bringt:** Wiederkehrende Fragen kosten Minuten. Verbindliche Auskünfte bleiben beim Menschen. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserWord-Datei in den Ordner AutomatischStruktur, Alternativtexte, Kontraste prüfen KIFehlende Alternativtexte vorschlagen ErgebnisBarrierefreies PDF mit Prüfbericht **Was es bringt:** Pflicht nach BFSG und BITV wird zur Routine statt zum Projekt. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserAnmeldung über die Website AutomatischPlatz oder Warteliste, Bestätigung, Rechnung AutomatischErinnerung, Material, Bescheinigung nach Teilnahme ErgebnisKursleitung sieht die Liste, sonst niemand etwas **Was es bringt:** Ein Kurs mit 20 Teilnehmern erzeugt keine 20 Mails mehr von Hand. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserTicket oder Chat-Nachricht KIProblem einordnen, bekannte Lösung aus der Doku vorschlagen AutomatischStandardfälle selbst erledigen: Passwort, Drucker, Zugriff Mensch entscheidetRest an den Admin mit Vorarbeit **Was es bringt:** Der Admin bekommt vorbereitete Tickets statt „geht nicht“. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserAlarm aus Monitoring oder Backup AutomatischLogs, letzte Änderungen, betroffene Dienste sammeln KIWahrscheinliche Ursache in zwei Sätzen ErgebnisNachricht im Team-Chat, Ticket angelegt **Was es bringt:** Nachts um drei zählt, dass die Meldung sagt, was zu tun ist. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserFrage im Chat: „Welche Produkte laufen im Osten schlechter als letztes Jahr?“ KIFrage in eine Abfrage übersetzen AutomatischDaten aus ERP und Shop ErgebnisAntwort als Tabelle und Diagramm, mit Rechenweg **Was es bringt:** Auswertungen ohne Warten auf den Controller, mit nachvollziehbarem Rechenweg. **Womit:** Datenanalyse auf eigenem Server [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserAufzeichnung oder Notizen KIErgebnisse, Beschlüsse, Aufgaben mit Verantwortlichen Mensch entscheidetFreigabe durch Protokollführung ErgebnisAufgaben im Projektsystem, Protokoll im Archiv **Was es bringt:** Das Protokoll kommt am selben Tag, Aufgaben landen dort, wo sie erledigt werden. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserNeue Ausschreibungen in den Portalen KIPassung zu Leistungen und Region bewerten AutomatischFristen und Unterlagen zusammenstellen Mensch entscheidetEntscheidung: mitbieten oder nicht **Was es bringt:** Keine passende Ausschreibung wird mehr übersehen, keine unpassende gelesen. [Das für uns prüfen](#kontakt)
- AuslöserMonatsende AutomatischZeiten, Material, Fremdleistungen je Projekt KIAbweichung zur Kalkulation erklären ErgebnisNachkalkulation an Projektleitung **Was es bringt:** Welches Projekt Geld verdient hat, weiß man im Folgemonat, nicht im Folgejahr. [Das für uns prüfen](#kontakt)

Zu dieser Kombination haben wir noch keinen Ablauf aufgeschrieben. Das heißt nicht, dass es ihn nicht gibt: [Beschreib uns die Aufgabe](#kontakt).

Alle Abläufe laufen auf eigenen Servern oder bei dir im Haus; Daten verlassen das Unternehmen nicht. Die Schritte sind vereinfacht, in echt steht an jeder heiklen Stelle ein Mensch.

## So arbeiten wirErst die Anwendungsfälle, dann die Technik

Ein KI-Projekt scheitert selten am Modell. Es scheitert daran, dass niemand vorher aufgeschrieben hat, was es können soll.

1. 1 Termin Aufgaben sammeln Du bringst die Aufgaben mit, die dich und dein Team regelmäßig Zeit kosten. Wir sortieren gemeinsam: Was lässt sich mit KI lösen, was mit klassischer Automatisierung, was besser gar nicht.
2. 1 bis 2 Wochen Testbetrieb Zwei oder drei Anwendungsfälle laufen auf unserer Testumgebung, mit unkritischen Daten. Du siehst, wie gut die Ergebnisse wirklich sind, bevor Geld für Hardware oder Lizenzen ausgegeben wird.
3. 2 bis 6 Wochen Umsetzung Server oder Hosting, Workflows, Anbindung deiner Datenquellen, Rechte, Schulung. Je nach Anzahl der Schnittstellen dauert das unterschiedlich lang, wir nennen dir vorher einen Rahmen.
4. laufend Betrieb und Ausbau Updates, Monitoring, Modellwechsel. Neue Anwendungsfälle kommen dazu, wenn die ersten laufen. Ansprechpartner sind dieselben Leute wie am Anfang.

Du willst vorher wissen, ob sich das bei euch überhaupt schon lohnt? Der [KI-Potenzial-Check](/ki/ki-potenzial-check/) stellt zehn Fragen zu Alltag, Daten und Systemen und sagt dir in zwei Minuten, ob du mit Grundlagen, einem ersten Anwendungsfall oder einer eigenen KI-Infrastruktur anfangen solltest. Die Auswertung läuft im Browser.

## Ehrlich gesagtWo KI heute hilft: und wo nicht

### Gut geeignet: Text und Dokumente

Zusammenfassen, formulieren, übersetzen, Belege und Formulare auslesen, Dokumente durchsuchen. Das können offene Modelle auf normaler Hardware zuverlässig.

### Gut geeignet: Sortieren und Weiterleiten

E-Mails, Tickets oder Bewerbungen nach Thema und Dringlichkeit einordnen und an die richtige Stelle geben. In Kombination mit n8n läuft das ohne Zutun.

### Mit Vorsicht: Entscheidungen

Eine KI darf vorschlagen, freigeben sollte ein Mensch. Bei Rechnungen, Verträgen oder Personalthemen bauen wir immer einen Freigabeschritt ein.

### Nicht geeignet: Wissen, das nirgends steht

Wenn die Antwort in keinem Dokument und keiner Datenbank liegt, erfindet das Modell eine. Dann fehlt nicht die KI, sondern die Datenbasis.

## ZusammenhangWas KI mit IT und mit deiner Website zu tun hat

KI & Automatisierung ist das zweite Gebiet unserer Abteilung IT & KI. Das erste ist [IT & Infrastruktur](/it/): Server, Netzwerk, Security, Nextcloud, Hosting. Beides gehört zusammen, weil eine KI Rechenleistung, saubere Daten und abgesicherte Systeme braucht. Ein KI-Server, der in einem ungesicherten Netz steht, oder eine Wissensdatenbank ohne Rechtekonzept löst kein Problem, sondern schafft eines. Deshalb betreut dasselbe Team beides.

Zur Abteilung Web & Marketing gibt es drei Berührungspunkte, an denen wir regelmäßig gemeinsam arbeiten:

- [KI-Chatbot und KI-Suche auf deiner Website, gebaut von uns, eingebunden vom Web-Team](/ki/ki-chatbot-website/)
- [Marketing-Automatisierung mit n8n: Leads aus Formularen ins CRM, Nachfassen, Berichte](/ki/automatisierung-n8n/)
- [KI-Sichtbarkeit (GEO): damit ChatGPT und Google-KI dein Unternehmen nennen](/marketing/ki-sichtbarkeit-geo/)
- [Tracking-Daten aus Matomo fließen in die Datenanalyse](/marketing/tracking-webanalyse/)

Ein Beispiel, wie so ein Projekt aussieht: eine [Aktenrecherche mit KI, ganz ohne Cloud](/referenzen/aktenrecherche-mit-ki-ohne-cloud/).

## FAQHäufige Fragen zu KI-Beratung und Automatisierung

Was macht eine KI-Beratung konkret?
Wir schauen uns mit dir an, welche Aufgaben in deinem Unternehmen regelmäßig Zeit kosten, und prüfen, welche davon eine KI oder eine Automatisierung übernehmen kann. Das Ergebnis ist keine Folienpräsentation, sondern ein Testbetrieb mit zwei oder drei echten Anwendungsfällen. Danach weißt du, was funktioniert und was es kostet.

Muss ich dafür ChatGPT oder Microsoft Copilot nutzen?
Nein. Wir arbeiten bevorzugt mit offenen Modellen, die auf deinem eigenen Server oder in unserem Hosting laufen. Für manche Aufgaben ist ein Cloud-Modell die bessere Wahl, dann sagen wir das und schauen zuerst nach europäischen Anbietern.

Für welche Unternehmensgröße lohnt sich das?
Ab etwa fünf Personen, die täglich mit Dokumenten, E-Mails oder Daten arbeiten. Kleine Teams profitieren oft am meisten, weil eine einzelne Automatisierung dort spürbar Zeit freiräumt. Große Konzernprojekte mit eigenen Data-Science-Teams sind nicht unser Feld.

Bleiben meine Daten wirklich im Haus?
Bei einem lokalen KI-Server ja: Modell, Dokumente und Chatverläufe liegen auf deiner Hardware. Bei unserem Hosting liegen sie in Jena auf Systemen, die wir betreiben. Wo wir ein externes Modell einbinden, steht das im Konzept und du entscheidest.

Wie lange dauert es bis zum ersten Ergebnis?
Ein Testbetrieb steht meist innerhalb von ein bis zwei Wochen. Eine produktive Umsetzung mit Anbindung deiner Systeme dauert je nach Schnittstellen zwei bis sechs Wochen. Wir nennen dir den Rahmen nach dem ersten Gespräch.

Was ist mit dem EU AI Act?
Für die typischen Anwendungen im Mittelstand, Textarbeit, Dokumentensuche, Automatisierung, gelten überschaubare Pflichten, vor allem Transparenz und ein grundlegender Umgang mit KI im Team. Wir halten uns an den aktuellen Stand und sagen dir, was für dein Vorhaben relevant ist. Rechtsberatung ersetzen wir nicht.

Bietet ihr auch Schulungen an?
Ja, als Teil jeder Einführung: kurz, praktisch und an deinen eigenen Anwendungsfällen. Was die KI kann, was nicht, wie man richtig fragt und wo man Ergebnisse prüfen muss.

Arbeitet ihr nur in Jena und Thüringen?
Beratung, Testbetrieb und Betrieb funktionieren auch aus der Ferne. Wenn Hardware bei dir aufgebaut wird, sind wir in Thüringen und den angrenzenden Regionen vor Ort. Darüber hinaus arbeiten wir mit Partnern oder per Versand vorkonfigurierter Systeme.

## Passt dazuVerwandte Leistungen

[IT & KI**IT & Infrastruktur**Server, Netzwerk und Security, das Fundament, auf dem KI und Automatisierung laufen.](/it/)

[IT & KI**Nextcloud**Die Dateiablage, die wir am häufigsten als Wissensquelle für KI anbinden.](/it/nextcloud/)

[Web & Marketing**KI-Sichtbarkeit (GEO)**Damit dein Unternehmen in den Antworten von ChatGPT und Google-KI vorkommt.](/marketing/ki-sichtbarkeit-geo/)

Speziell für: [Kanzleien](/ki/ki-fuer-kanzleien/)[Arztpraxen](/ki/ki-fuer-arztpraxen/)

## Schick uns drei Aufgaben

Nenn uns drei Dinge, die dich und dein Team jede Woche Zeit kosten. Wir sagen dir innerhalb von 48 Stunden, welche davon eine KI oder eine Automatisierung übernehmen kann, und welche nicht.

[KI-Vorhaben besprechen](#kontakt)