# E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD)

- Veröffentlicht: 2026-09-27
- Aktualisiert: 2026-09-27
- Quelle: https://art-kon-tor-digital.de/glossar/e-rechnung/

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Glossar · IT & KI

# E-Rechnung XRechnung und ZUGFeRD

Kurz gesagt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das sich maschinell auslesen lässt, ein PDF allein ist keine. In Deutschland sind XRechnung (reines XML, Standard für öffentliche Auftraggeber) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) die gängigen Formate. Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht, sie auszustellen, kommt gestaffelt ab 2027.

[Zur Leistung](/ki/e-rechnung-automatisieren/)

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### Warum das für dich wichtig ist

Die Empfangspflicht gilt bereits: Ein Lieferant darf dir eine XRechnung schicken, und du musst sie verarbeiten können, eine XML-Datei lässt sich nicht einfach ausdrucken und abheften. Die Ausstellungspflicht folgt nach heutigem Stand ab 2027 für Unternehmen oberhalb einer Umsatzgrenze und ab 2028 für alle übrigen. Fristen und Ausnahmen solltest du mit deinem Steuerberater abgleichen; das hier ist keine Rechts- oder Steuerberatung.

Die Pflicht ist gleichzeitig eine Gelegenheit: Wenn Rechnungen ohnehin als strukturierte Daten ankommen, lassen sie sich automatisch prüfen, zuordnen, freigeben und in die Buchhaltung übergeben, ohne Abtippen.

### Typische Missverständnisse

- Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. ZUGFeRD sieht aus wie ein PDF, trägt die Daten aber zusätzlich als XML in sich.
- Die Empfangspflicht ist unabhängig von der Unternehmensgröße.
- Buchhaltungssoftware allein löst den Eingang nicht. Sie verarbeitet die Datei, aber jemand muss sie aus dem Postfach holen, prüfen und zuordnen, genau dort setzt Automatisierung an.
- Für die Aufbewahrung gelten die GoBD: Das Original, die XML-Datei, muss unverändert archiviert werden, nicht nur der Ausdruck.

### Wie wir damit arbeiten

Wir automatisieren den Rechnungseingang mit [n8n](/ki/automatisierung-n8n/): E-Rechnungen aus dem Postfach holen, XML auslesen, prüfen, an die Buchhaltung oder DATEV übergeben, Papier- und PDF-Rechnungen mit lokaler KI erfassen. Details auf der Seite [E-Rechnung automatisieren](/ki/e-rechnung-automatisieren/).

**Verwandte Begriffe:** [n8n](/glossar/n8n/), [Lokale KI](/glossar/lokale-ki/), [3-2-1-Backup](/glossar/backup-3-2-1/)

## FAQHäufige Fragen zu E-Rechnung

Ist ein PDF per E-Mail noch eine gültige Rechnung?
Zwischen Unternehmen im Inland ist ein reines PDF während der Übergangszeit noch zulässig, gilt dann aber als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung. Die Übergangsfristen laufen gestaffelt aus; danach reicht ein PDF im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen nicht mehr. Für Rechnungen an Verbraucher ändert sich nichts, die genauen Fristen für deinen Betrieb klärst du mit dem Steuerberater.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist reines XML ohne sichtbare Darstellung und bei öffentlichen Auftraggebern der Standard. ZUGFeRD ist ein PDF, in das dieselben Daten als XML eingebettet sind: Menschen lesen das PDF, Software liest das XML. Beide erfüllen die Norm EN 16931, bei ZUGFeRD ab dem entsprechenden Profil.

Wie öffne ich eine XRechnung?
Mit einem Programm, das die XML-Datei in eine lesbare Ansicht umwandelt, viele Buchhaltungsprogramme können das, außerdem gibt es kostenlose Anzeige- und Prüfwerkzeuge. Im Browser oder Texteditor siehst du nur den XML-Code. Für die Aufbewahrung zählt die XML-Datei selbst, nicht der Ausdruck der Ansicht.